اصول سرپرستی 9
در ادامه سلسله مقالات اصول سرپرستی می پردازیم به فرآیند تفویض اختیار:
از فرآیندی که مدیر با توجه به وظایف، اختیارات و هدفهایی که مؤسسه دارد، قسمتی از اختیارات خود را به مرئوسین واگذار نماید، که عبارتند از:
- واگذاری وظایف: فرآیند تفویض اختیار با واگذاری وظائف شروع میشود و جهت انجام این امر، مدیر نیازمند به تجزیه و تحلیل پست است. تجزیه و تحلیل، مسئولیت و اهداف شغل مورد نظر است.
- تفویض اختیارات: تفویض اختیار عبارت است از اینکه باید اختیارات کافی و متناسب با مسئولیتهای شغلی واگذار شده را داشته باشد. هدف تفویض اختیار، قادر نمودن جهت انجام وظایف شغلی بطور کارآمد و مؤثر است و در حقیقت به همان میزان که از او مسئولیت خواسته میشود.
- تعیین مسئولیت: یک نتیجه واگذاری وظایف و شغلها به این است که با تعیین مسئولیت و موازین و معیارهای از قبل تدوین شده برای حسن انجام وظایف محوله و به کار بردن رهبری مؤثر و استفاده عاقلانه از اختیارات تفویض شده مسئول و جوابگو باشند.
- ایجاد یک سیستم کنترل: چهارمین مرحله در فرآیند تفویض اختیار ایجاد یک سیستم کنترلی مناسب جهت ارزیابی نتایج تفویض اختیار است. که این در حقیقت برخاسته از اصول اصلی مدیریت است، و لذا مدیران با ایجاد یک سیستم بازخورد موارد فوق را کنترل مینمایند.
اصول سرپرستی 9
مفاهیم پنجگانه عدم تمرکز:
الف( هسته عملیاتی، کارکنانی که در رابطه با تولیدات )کالا و خدمات( و اهداف شرکتها کارهای اصلی را انجام میدهند.
ب( مدیریت ارشد یا سطح استراتژیک، مدیرانی که در رأس هرم قرار میگیرند. و کسانی که مسئولیت کل سازمان را برعهده دارند.
ج( مدیون رده میانی: مدیرانی که بین هسته عملیاتی و مدیریت ارشد سازمان ارتباط برقرار میکنند.
د( متخصصین ساختار فنی: تحلیلگرانی که عهدهدار اجرای استانداردها و نظارت بر رعایت آنها در سازمان میباشند.
هماهنگی:
یک سازمان جهت نائل شدن به اهداف مورد نظرش، نیاز به ایجاد چارچوبی دارد که فعالیتهای افراد مختلف سازمان را هماهنگ نموده و ارتباط مناسبی بین آنها برقرار نماید.
همین که تعداد کارکنان یک سازمان از چند نفر تجاوز نمود، هماهنگ نمودن فعالیت آنان امری ضروری و اجتنابناپذیر است.
مفهوم هماهنگی:
هماهنگی عبارت است از فرآیند همسو نمودن فعالیتهای همه قسمتهای سازمان بطوری که تصمیمات، وظایف فعالیتها و تخصص همه کارکنان و گروهها، جهت نائل آمدن به اهداف از قبل تعیین شده در حداکثر مطلوبیت ممکن ترکیب و هم جهت گردد.
نیاز به هماهنگی:
نیاز به هماهنگی در یک سازمان بستگی به وسعت، اندازه و میزان پیچیدگی عملیات دارد. در کل، سازمان یا به طور عمودی گسترش مییابد و یا به طور افقی، در ابعاد عمودی سطوح سازمانی افزایش یافته ولیکن حیطه نظارت مدیریت محدود میگردد .
اصلی که همیشه باید حاکم بر روند تعیین حدود حیطه نظارت باشد، مسئله امکان هماهنگ نمودن عملیات واحدهای ؟؟ بعد است. معمولاً قلمرو نظارت در سطوح پایین سازمان از قلمرو نظارت در سطوح بالا وسیعتر است.
– نیاز به هماهنگی در سازمان امری ضروری و اجتناب ناپذیر است عبارتند از:
- تقسیم کار
- تعداد طبقات عمودی سازمان
- تنوع تخصص و وظایف
- وظایف صف و ستاد
- تخصص منابع محدود
- اختلاف منحصر به فرد کارکنان روش هماهنگی:
عبارتند از:
- اختیارات: به عنوان یکی از مهمترین و در عین حال بزرگترین مکانیزم هماهنگی در سازمان مطرح است اختیارات اساس و اولین اصل هماهنگی، سازماندهی و هدایت برای سرپرستی و هماهنگ کردن نیروها است.
- اهداف، خط مشیها، قوانین، رویهها: اهداف، خط مشیها و روشها به عنوان مکانیزمهای کنترل برای هماهنگ نمودن مؤثر عملیات در یک سازمان پیریزی میشود.
- افراد رابط: اغلب جهت هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان، از افراد رابطی استفاده میشود.
- ارتباطات: ارتباطات به عنوان یکی از مؤثرترین ابزار هماهنگی مطرح است.
- مذاکرات: مذاکره به عنوان یک روش، جهت هماهنگی مورد استفاده واقع شود. مذاکره بین مدیریت و کارکنان بین مدیریت و واحدهای خرید و فروش بین واحدهای سازمان مطرح است.
- سیستم پاداش: سیستم پاداش نیز میتواند به عنوان یک مکانیزم هماهنگی مورد استفاده واقع شود.
- هماهنگی داوطلبانه: تلاش و تمایل افراد در ایجاد هماهنگی میتواند موجب اثربخشی بیشتر گردد.
- مدیریت: مدیر یک پروژه به طور عمده برای هماهنگ نمودن وظایف بخشهای تخصصی واحدهای یک سازمان طراحی میشود.
تقسیم کار
تقسیم کار به وظایف مختلف و مجزا موجب می شود که مدیران و کارکنان بر حوزه های ویژه کاری تمرکز یابند.در نتیجه زمینه های تخصصی آنان پرورش می یابد و کارایی سازمان بالا می رود.
مبانی تقسیم کار
تقسیم کار وطبقه بندی وظایف باید متکی به یکی از چهار اصل زیر یا ترکیبی از آن ها باشد:
الف-تقسیم کار بر مبنای هدف فعالیت ب-تقسیم کار بر مبنای یا نوع عملیات ج-تقسیم کار بر مبنای مشتری یا ارباب رجوع د-تقسیم کار بر مبنای منطقه جغرافیایی اصول اساسی تقسیم کار
رعایت زیر در تقسیم کار و تشکیل سازمان مهم است ۱- تخصص
- صرقه جویی
- کنترل
- هماهنگی عملیات
- اهمیت نسبی وظایف
اصول سرپرستی 9
