روابط تخصصی بین الملل و تشریفات دیپلماتیک قسمت هشتم

روابط تخصصی بین المللی و تشریفات دیپلماتیک

جمع آوری و تنظیم دکتر مازیار میر

روابط تخصصی بین الملل و تشریفات دیپلمات

• آشنایی با تشریفات
• تشريفات و ارتباطات
• اصول پذیرایی
• توصيه های تشريفاتی
  • بالا رفتن دانش و اصول تشریفات رسمی به منظور بالا بردن فرهنگ مدیران و رهبران
  • آشنایی و کسب اطلاعات لازم در استقبال و پذیرش مهمانان و از جمله مهمانان ویژه و دیپلماتیک
  • شیوه پذیرایی و انتخاب منو غذایی مناسب برای مدیران
  • نکات کلیدی مربوطه برای مدیران
  • آشنایی با مفهوم تشریفات و مراسم ویژه و خاص special events
  • مهارت های فردی مدیران  Soft skills
  • انواع مراسم خاص ( نمایشگاه ، سمینار ، سمپوزیوم ، کنگره ، کنفرانس و….)
  • برنامه ریزی  در برگزاری  (امکانات،سیستم ارتباطی،پارکینگ، استقبال،محل ورود و خروج،….)
  • طراحی،آماده سازی فیزیکی، چیدمان میز و صندلی سالن ها و هماهنگی
  • مهمانان خاص و تنظیم جایگاه یا پذیرش(VIPیا معلولین )
  •  مراسم  بازاریابی و رقابت دربرگزاری مراسم
  • تشریفات با رویکرد احلاق حرفه ای و زبان بدن و مذاکرات حرفه ای ……

 ترتیب نشستن میهمانان در ضیافت های ناهار یا شام نشسته  :

به هر حال اگر مهمانی یا ضیافت به گونه ای است که مدعوین همه بدون حضور همسران خود در آن شرکت می کنند و میزبان یک نفر است در چنین صورتی میزبان در یک میز مستطیل شکل در عرض میزی که دیدی به مدخل ورودی سالن داشته باشد خواهد نشست و بالاترین مقامی که در آن میهمانی حضور دارد، در سمت راست میزبان و دومین فرد عالی رتبه در سمت چپ خواهند نشست و نفر سوم به ترتیب در سمت راست در صندلی دوم دورتر از میزبان و نفر چهارم به ترتیب تقدم تشریفاتی در سمت چپ در دومین صندلی جای داده خواهند شد و به همین ترتیب تا آخر به حسب اولویت تشریفاتی محل نشستن میهمانان تعیین خواهد شد .

در چنین میزی باید تعداد میهمانان به گونه ای انتخاب شوند که عرض مقابل اشغال باشد به عبارت دیگر تعداد میهمانان باید فرد انتخاب شود که با احتساب خود میزبان مجموعا به تعداد زوج باشند و عرض قابل میزبان اشغال گردد. مانند تصویر زیر :

( اعداد ، اولویت ها و ارزش پروتکلی را تعیین می کند )

 در ترکیب چند میز گرد توجه کنید میهمان به ترتیب تقدم و تأخر در میز های شماره بندی شده مستقر شوند و حتی المقدور باید سعی شود در هر میز یک نفر از جانب میزبان حضور داشته باشد ( مثلاً اگر سفیر میهمانی
می دهد در سر هر میز یک نفر از رایزنان و یا سایر صاحب منصبان می نشینند)

به هر حال بعد از سرو دسر معمولاً آقای میزبان طی سخنرانی کوتاه یک الی دو دقیقه ای از حضور میهمانان تشکر می کند و از اینکه او و همسرش چقدر مفتخر شده اند ( و اگر مقدور باشد با یک لطیفه ظریف و خوشایند و یا نکته سنجی که به ظرافت و قابلیت میزبان و زمان و مکان بستگی دارد ) به صحبت هایش خاتمه می دهد .

البته اگر میهمانی به افتخار شخصیت و یا فرد معینی باشد در صحبت به تعارفات و خاطراتی که مربوط به میهمان افتخاری و یا کشور او باشد اشاره می شود میهمان افتخاری سپس در جواب باید سخنان کوتاهی ایراد نموده و تشکر نماید . در میهمانی هایی که شخصیت های طراز اول نظیر پادشاهان ، روسای جمهور و نخست وزیران دو کشور حضور دارند معمولاً متن سخنرانی سر میز شام قبلاً در اختیار طرف مقابل قرار می گیرد و یا رئوس مطالب آن به اطلاع می رسد تا میهمان بتواند سخنان خود را با توجه به آن تنظیم نماید . در این سخنرانی ها سعی می شود به وجوه اشتراک و جنبه های مثبت روابط اشاره شود و از انتقاد و سخنان نیشدار حتی المقدور اجتناب گردد و اگر ناگزیر باید اشاراتی به بعضی جنبه های نامطلوب بشود حتی المقدور باید سعی شود در قالب و رنگ و لعاب دیپلماتیک پوشانیده شوند .

در آخرین لحظه ها ممکن است در یک میهمانی شام نشسته بنا به یک ضرورت غیر مترقبه یک و یا چند نفر از مدعوین از حضور در میهمانی عذرخواهی نمایند لذا سفیر و یا میزبان باید از قبل پیش بینی چنین وضعیتی را بنماید و از یکی از اعضاء نمایندگی خود و همسرش و یا یک زوج دیگر از دوستانش بخواهد که به او یاری نماید و جای خالی را پر نمایند .

ممکن است مواردی پیش آید که یکی از دیپلمات های عضو یک سفارتخانه مثلاً  نفردوم یک سفارتخانه ، میهمانی شامی با حضور سفرای سایر کشورها یا همطرازان خود بدهد که در آن سفیر کشور خود که سمت ریاست وی را نیز دارد دعوت نماید .اگر چه سفیر خود در حقیقت نوعی میزبان نیز هست ولی رسم دیپلماتیک در این گونه موارد این است که با سفیر خودی همانگونه که با وزیر خارجه و یا رییس کشور از نمایندگی کشور خود در خارج دیدار
می نماید و تشریفات و رفتار باید به همان گونه باشد .

نکته ای که ذکر آن اینجا لازم است ( اگر چه قاعده عام است ولی در میهمانی ها تأکید خاصی لازم دارد ) رعایت حضور در سر وقت است . اگر میهمانی به افتخار شما ترتیب داده می شود باید حتی یک و یا دو دقیقه هم زودتر در محل حاضر شوید به نحوی که هیچ یک از میهمانان نباید قبل از میهمان افتخاری وارد شوند .

در مدخل درب ورودی و در کنار میزبان ، میهمانان باید بتوانند به شما سلام بگویند اگر میهمان افتخاری هستید بعد از شام و دسر و صرف چای و یا قهوه سعی کنید اولین نفری باشید که میهمانی را ترک می گویید زیرا دیگران هر چند هم عجله در ترک میهمانی داشته باشند مادام که میهمان افتخاری در مجلس حضور دارد خود را مقید
می دانند که سالن را ترک نکنند حتی اگر کار لازم و ضروری داشته باشند این عمل را خلاف نزاکت و عملی غیردیپلماتیک تلقی می نمایند.

هنگام برگزاری میهمانی شام خانم و آقای میزبان در مدخل ورودی سالن به میهمانان خوش آمد خواهند گفت و تازه وارد را به یک و یا دو نفر از میهمانان قبلی معرفی خواهند کرد و توجه کنید که در رأس ساعتی که میهمانان را دعوت کرده اید در سالن حضور داشته باشید و گرنه بعد از ورود میهمانان وارد سالن شدن خارج از نزاکت دیپلماتیک است .

حدود یک ربع و حداکثر نیم ساعت از ساعتی که برای میهمانی شام تعیین شده است ( معمولا بین ساعت 7:30 تا 8 شب ) میزبان باید در مدخل ورودی سالن بایستند و از میهمانان استقبال نمایند .

اگر مدعوین به عذر و یا دلیلی دیرتر به محل میهمانی رسیدند، بایستی در داخل جمعیت میزبان را بیابد و از او به خاطر تأخیر عذرخواهی کند که البته میزبان در همان جا وی را به چند نفر از میهمانان معرفی خواهد کرد . میهمانان قبل از ورود به اطاق غذا خوری در سالن مجاور با  نوشیدنی های مختلف بر حسب فرهنگ محل پذیرایی خواهند شد .

در این پذیرایی که عموماً به صورت ایستاده بوده و به منظور معارفه میهمانان و گپ زدن آنها  صورت می گیرد بر خلاف کوکتل هیچ غذا و خوراکی مختصر( Snake ) به استثناء نوشیدنی سرو نمی شود و حدود یک ساعت طول خواهد کشید و کشیدن سیگار اشکالی ندارد. بعد از آماده شدن شام ، خانم میزبان از میهمانان درخواست خواهد نمود که به سالن غذاخوری بروند .

نزاکت ایجاب می نماید که آقایان هنگام نشستن سر میز شام صندلی بانویی که در سمت راست ایشان خواهد نشست کمی از میز عقب بکشند و وی را درنشستن یاری نمایند و باز نزاکت ایجاب می نماید که به هنگام صرف شام گاهی با میهمان راست و گاهی با میهمان سمت چپ خود صحبت کنند و حتماً لازم نیست که زمینه صحبت مشترک و یا سابقه آشنایی و یا سمپاتی خاصی وجود داشته باشد یک دیپلمات همواره باید آمادگی داشته باشد که حرفهای بی ضرر و یا خاطرات جالب و شیرین و یا کلمات دلپذیر را بر حسب مورد با مخاطب خود که شاید در ته قلب خود انگیزه و علاقه ای هم برای چنین مصاحبتی نداشته باشد مطرح سازد .

منوی غذا بسته به سلیقه و اوضاع و احوال و شرایط عمومی میهمانان خواهد بود ولی آنچه مسلم است صرفاً ذائقه میزبان ملاک نیست بلکه رعایت رژیم غذایی میهمانان و یا اعتقادات مذهبی و عادات و سنن آنان حتماً باید مورد توجه قرار گیرد . به طور مثال غذای تند و چاشنی دار که احتمالاً مورد علاقه خودتان هم هست برای کسانی که سابقه بیماری قلبی و گوارشی دارند و یا استفاده از گوشت گاو برای میهمانان هندی که به لحاظ اعتقادات مذهبی معمولاً  از چنین گوشتی استفاده نمی نمایند دور از نزاکت و ظرافت بوده و احتمالاً  ممکن است مشکل آفرین باشد.

در حین مراحل مختلف صرف شام سیگار کشیدن حتی اگر زیر سیگاری هم روی میز باشد روش مطلوبی نیست .

در خلال صرف شام و صحبت ها این وظیفه میزبانان است که نظارت کنند که چند نفر منحصراً میدان دار صحبت نباشند و یا یک و یا چند نفر در انزوا و سکوت به سر برند . بر حسب مهارت ها و ظرافت های میزبانان روش مودبانه عوض کردن موضوع صحبت به مسائلی که تمامی حضار بتوانند در بحث و صحبت مشارکت داشته باشند فرق می کند . در پایان صرف دسر و تکمیل شام نشسته و قتی همگان غذا خوردن را به پایان رسانیدند ، بانوی میزبان باید توجه نماید که ارشد بانوان ( از نظر ارزش پروتکل ) غذای خود را تمام کرده باشد و پس از حصول اطمینان از جای خود بر می خیزد و این علامتی خواهد بود برای دیگران که از سر میز برخیزند. این بدان معنی است که هیچ یک از میهمانان به بهانه هایی نظیر سیگار کشیدن ، تماشای یک منظره بدیع از پنجره، دادن یک یادداشت به دیگری و یا امثال آن قبل از خانم میزبان نباید میز شام را ولو موقتاً  ترک نماید . در سالن پذیرایی مجاور چای و قهوه و سیگار برگ تعارف خواهد شد و حوالی ساعت 10:30 الی 11 شب میهمان ارشد میهمانی را ترک خواهد کرد و دیگران اگر مایل باشند بعد از خداحافظی خواهند نمود اگر دیپلمات عضو سفارتخانه ای هستید که همراه سفیر خود در یک میهمانی شرکت کرده اید توجه خواهید نمود که جز در موارد اضطراری به هیچ وجه نباید قبل از سفیر و یا رییس خود میهمانی را ترک کنید حتی اگر سفیر به دلایل شخصی ایجاب نماید که مدت زمان طولاتی در میهمانی باشد .

معمولاً سفیران و یا شخصیت های بسیار مهم را به هنگام ترک میهمانی باید تا سوار شدن به اتومبیل اسکورت و بدرقه کرد ولی سایرین در حد ورودی سالن خداحافظی خواهند نمود

 بعد از گذشت دو یا سه روز از میهمانی در پاره ای از کشور ها متداول است که کارت ویزیت خود را با علامت تشکر برای میزبان می فرستند و یا اگر بخواهند اهمیت و توجه بیشتری قائل شوند طی یک نامه دو الی سه سطری مراتب امتنان خود را ابراز می دارند . البته در پاره ای موارد که مایل باشید از میزبان با دسته گلی تشکر کنید ، توجه خواهید نمود که بر خلاف میهمانی های خصوصی، در میهمانی های رسمی دیپلماتیک متداول نیست که دسته گل را همراه خودتان ببرید و شخصا به خانم میزبان تسلیم کنید بلکه یا قبل از میهمانی و یا فردای آن روز توسط راننده یک دسته گل و یا سبد گل که کارت ویزیت شما را داشته باشد به آدرس میزبان ارسال نمایید. 

روابط تخصصی بین الملل و تشریفات دیپلماتیک قسمت هشتم

روابط تخصصی بین الملل و تشریفات دیپلماتیک قسمت هشتم

روابط تخصصی بین الملل و تشریفات دیپلماتیک قسمت هشتم