مدیریت زمان و ماتریس آیزنهاور

مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور

زمان طلا است

آیا ما از زمان به صورت طلا استفاده کرده ایم

مازیارمیرمشاور و تحلیلگر

بیش از بیست سال است که به صورت حرفه ای در حال آموزش و مشاوره مدیریت زمان در موسسات و وزارت خانه های دولتی و بخش خصوصی هستم مخصوصا تمرکز بعنوان یک مشاور انتخاباتی بر روی انتخابات ریاست جمهوری ویا مجلس شورای اسلامی و شورای شهر و اصناف در لحظات اخر و یا زمان کوتاهی تا انتخابات است.

مهمترین مسئله برای یک کاندیدای مجلس و یا شورای شهر و حتی کاندیدای اصنناف و یا…. مدیریت زمان و مخصوصا مدیریت دو روز پایانی انتخابات است دوروز سرنوشت ساز در زندگی روزهای پایان سال و یا روزهای پایان پروژه های مختلف کاری درسی و حتی عشقی و… است .راستی شما چگونه در این مورد تصور میفرمائید لطفا نظرات خود را در پایان این مقاله برای ما بنویسید.

اما متاسفانه بییشتر اوقات شاهد این مسئله هستم که توفیق چندانی این افراد و مجموعه ها و یا حزبها و گروهها و دسته ها را در بر نگرفته و نمی گیرد علت این است که خود باوری و مخصوصا ایمان به مباحث مدیریت زمان وجود ندارد و اگر این ایمان و ارزش برای زمان بوجود نیاید ما در مدیریت زمان شکست خواهیم خورد. در این مقاله ما قصد داریم شمارا با جدیدترین شیوه های مدیریت زمان آشنا کنیم.

با افتخار به تعداد زیادی از اساتید دانشگاه آزاد اسلامی مباحث مدیریت زمان را از طریق واحد آموزش مجازی به پایان رساندم و سیل پیامهایی که از هزاران استاد پیشکسوت و بزرگوار دانشگاههای آزد اسلامی برایم ارسال شد مرا برآن داشت مباحث را در سایت نیز بصورت تخصصی تر بیان نمایم .باتشکر از مدیریت محترم دانشگاه مجازی و پرسنل صدیق و فوق العاده فرهیخته این مجموعه که این حقیر را یاری نمودند.

در طول تاریخ بشر، افراد زیادی بوده‌اند که زندگی آن‌ها حاوی نکات مفیدی است که می‌تواند راهنمای ما برای رسیدن به موفقیت و سربلندی در تمام جوانب زندگی‌مان باشد. یک از این افراد که در تمام طول عمر خود توانست بهترین استفاده را از زندگی و فرصت‌های پیش روی خود کند کسی نیست جزء دوایت آیزنهاور.

دوایت آیزنهاور رئیس‌جمهور آمریکا (در سال‌های ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱) می‌باشد. وی در این مدت ، طرح های بسیاری را در جهت توسعه بزرگراه‌های بین ایالتی در ایالات‌متحده آمریکا ، راه‌اندازی اینترنت (DARPA) ، اکتشاف فضایی (NASA) و …اجرا نمود.

وی برای مدیریت زمان ، مدیریت فعالیت و بهره وری مدلی را طراحی کرد که به‌وسیله آن بتواند با مسایل مهم تصمیم‌گیری و مدیریت زمان مقابله کند. این مدل که به ماتریس Eisenhower معروف می‌باشد ، نحوه ایجاد تمایز بین مسائل مهم و اضطراری را می‌آموزد. در واقع تمامی تصمیمات را بر مبنای ۲ سؤال اساسی مدیریت می‌کند:

۱٫ چقدر آن کار مهم است ؟

۲٫ چقدر انجام آن کار واجب است؟

تنها ابزار ساده برای این مدل ساده تصمیم‌گیری ، یک کاغذ و قلم  و دیگر هیچ…

چرا باید از ماتریس مدیریت زمان سود ببریم؟

شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که زمانی که در دفتر کارتان و پشت میز کارتان می‌نشینید ناگهان با حجم زیادی از کارها و پروژه‌ها مواجه گردید. ممکن است در نگاه اول ، همه اینها مهم به نظر رسند و اغلب اوقات بسیار دشوار است تشخیص دهیم که کدام فوری و کدام بدون فوریت است. ماتریس آیزنهاور این فرآیند را فرموله کرده است و به شما کمک می‌کند که فعالیت های خود را به لحاظ اهمیت و فوریت دسته بدی کنید و برای اجرای آنان پاسخ لازم را اتخاذ نمایید.

همچنین این ماتریس شما را وادار می‌کند که کارهایی که همواره در پس ذهن شما بوده و تاکنون به آنها نیندیشیده‌اید را بر روی کاغذ آورده و زمانی را جهت انجام آن اختصاص دهید.

چگونه با ماتریس آیزنهاور بهره وری خود را افزایش دهیم؟

اولویت‌بندی در کلیه امور، کمک بسیاری در انتخاب فعالیت‌های مناسب و اخذ تصمیم‌های درست می‌نماید و نیز؛ کلید طلائی در تعیین تقدم و تأخر انجام درست فعالیت‌هاست. استراتژی آیزنهاور جهت سازماندهی فعالیت نیز از این تکنیک بهره گرفته است. هر کاری که روی میز کار شما قرار دارد،‌ با شکستن آن مطابق روش آیزنهاور شروع کنید و سپس برای زمان انجام آن تصمیم‌گیری کنید. شما با بهره‌گیری از ماتریس تصمیم‌گیری ، فعالیت های خود را بر اساس ۴ احتمال ، دسته‌بندی می‌کنید.

۱٫ فوری و مهم (کارهایی که باید فوراً انجام دهید)

۲٫ مهم اما بدون فوریت (کارهایی که می‌توانید به بعد موکول کنید.)

۳٫ فوری و اما غیر مهم (کارهایی که می‌توانید به فرد دیگری واگذار کنید.)

۴٫ بدون فوریت و غیر مهم (کارهایی که باید حذفشان کنید

یکی از مهمترین قوانین در مدیریت صحیح زمان درک صحیح این مسئله است که ما هرگز ۲۴ ساعت در اختیار نداریم

و مطلب بعدی این است که قانون پرتو در مدیریت زمان حاکم است شاید برای فهم ۲۰ /۸۰ یا اصل پرتو بد نباشد نگاهی داشته باشیم به داستانی واقعی از جنگ جهانی دوم:

عملیات بارباروسا اسم رمز اشغال شوروی توسط آلمان در جریان جنگ جهانی دوم بود. از ۲۲ ژوئن ۱۹۴۱، بیش از ۳٫۹ میلیون سرباز قدرت‌های محور اتحاد شوروی را در طول ۲۹۰۰ کیلومتر مرز مشترک اشغال کردند، که بزرگترین اشغال در تاریخ جنگ‌های بشر است.

بارباروسا از ۶۰۰ هزار وسیله نقلیه موتوری، و ۷۵۰ هزار اسب استفاده کرد. این عملیات جاه طلبانه که با آرزوی مداوم آدولف هیتلر برای فتح سرزمین‌های روسیه به پیش می‌رفت، آغازی بر فاز محوری تعیین پیروز جنگ داشت.

اشغال شوروی توسط آلمان منجر به ۹۵٪ همه تلفات ارتش آلمان از ۱۹۴۱ تا ۱۹۴۴ و ۶۵٪ کل تلفات نظامی متحدین در تمام طول جنگ شد. تحلیل‌گران معتقدند حمله به شوروی بزرگ‌ترین اشتباه نظامی هیتلر بود.

مازیارمیرمشاوروتحلیلگر

منابعی برای مطالعات بیشتر:

مدیریت کوکائینی

مدیریت ارشد بازاریابی

مدیریت نفس در موفقیت فردی

مدیریت زمان و ماتریس آیزنهاور