مراحل فرایند کنترل
مدیریت و رهبری
https://www.aparat.com/mazyarmir
https://www.aparat.com/zabane_badan
https://t.me/Iranian_leadership_school
https://www.instagram.com/mazyare_mir
https://www.instagram.com/mazyare.mir
https://www.linkedin.com/in/mazyarmir
به طور کلی فرایند کنترل از چهار مرحله تشکیل میشود :الف) تعیین معیار یا استاندارد ب) سنجش عملکرد
ج) تشخیص انحرافات
د) انجام اقدامات اصلاحی
الف) تعیین استاندارد یا معیار
کمال مطلوب این است که هدفهایی که در فرایند برنامه ریزی تعیین میشوند کاملاًدقیق و مشخص باشند تا بتوان آنها را در زمان مقرر سنجید یا
اندازهگیری کرد. بـه چند دلیل این امر اهمیت دارد: نخست، هدفهایی که روشن نباشـند و بـا عبارتهـای مـبهم مثـل بهبـود مهارتهـای کارکنان،
بیان میگردند، چیزی جز شعار تو خالی نخواهند بود مگر این کـه مـدیر مقصود و هدف از واژه بهبود را به صورتی دقیق بیان و مشخص نمایـد کـه
بـرای رسیدن به هدف چه باید بکنند. دوم، هدفهایی که با کلمات سنجیده و دقیق بیان میشوند مثل بهبـود یـا اصـلاح مهارت کارکنان از طریق
برگزاری سمینارهایی در محل کـار در مـاههـای مختلـف سال که سایر فعالیتها کند است، باعث میشود نسبت بـه آن دسـته از شـعارهایمطرح
شده به صورت راحتتری برخورد کرد. سوم، اینکه اگر هدفها یا عبارتها و کلمات دقیق و سنجیده بیان شوند میتوان بـه راحتی آنها را به استانداردها
و روشهای قابل سنجش تبدیل کرد و بـر آن اسـاس عملکردها را اندازهگیری کرد. اعلام هدفهایی که با کلمات دقیـق و سـنجیده بیـانشده باشند
مساله کنترل را تسهیل مینماید و همین موضـوع اهمیـت زیـادی دارد، زیرا معمولاً در زمینه برنامهریزی و کنترل، افراد گوناگون نقشهای مختلفـی
را بـه عهده دارند همان طور که ذکر شد کنترل مستلزم تعیـین اسـتانداردهایی بـرای مقایـسه اسـت. تقسیم بندیهای متفاوتی را از استانداردها
به عمل آوردهاند. در یکی از تقسیم بندیها، استانداردها براساس نوع سنجشی که انجام میگیرد به دو طبقه کمی و کیفی تقسیم میشوند. در
تقسیم بندی دیگر استانداردها به صورت فیزیکی یا مادی و غیر مـادی طبقه بندی شده اند و به نوع سوم تقسیم بندی به صورت اختصار در ذیل
اشاره میگردد: ۱ (استانداردهای کمی: مانند استانداردهای زمان ، هزینه ، درآمد ، سرمایه گـذاری ، برنامه. ۲ (استانداردهای کیفی: که بر کیفیت تولیدات یا خدمات نظر دارد و مطلوبیت آنهـا
را تعیین میکند.
۳ (استانداردهای مختلط: که ترکیبی از استانداردهای کمی و کیفی است و به وسیله
آن میتوان خدمات یا تولیدات مورد نظر را از جنبههای کمی و کیفی مورد بررسی
و کنترل قرار داد
به عنوان مثال، استانداردهای کمی و کیفی که میتوان برای یک نامـهرسـان وضـع
نمود بدین صورت است که تعداد نامههـایی کـه یـک نامـهرسـان در روز تحویـل
صاحبان آن میدهد استاندارد کمی کار او است. در حالی که تعداد نامـههـایی کـه
وی به طور صحیح و کامل به صاحبان آنها میرساند جز شاخصهای کیفی شـغل
اوست. همین طور اگر قصد داشـته باشـیم شـاخصهـای کمـی و کیفـی را بـرای
واحدهای یک سازمان در نظر بگیریم میتوان تعداد افرادی را کـه بـه آن سـازمان
مراجعه مینمایند به عنوان یک شاخص کمی و نحوه برخورد کارکنان با آنـان را از
شاخصهای کیفی کار آنها به حساب آورد.
ب) سنجش عملکرد
مانند سایر جنبههای کنترل، این یک فرایند مـستمر، دایمـی و تکـراری اسـت کـه
تکرار سنجش یا دفعات اندازهگیری به نوع فعالیت مورد نظـر بـستگی دارد: بـرای
مثال، در یک شرکت تولیـدی میـزان آلـودگی هـوا و گازهـای موجـود در فـضای
کارخانه را باید به طور دائم اندازهگیری کرد، در حالی که مدیریت عـالی شـرکت،
سنجش میزان پیشرفت از نظر تامین هدفهای مربوط به توسعه و گسترش را هـر
سال یک یا دو بار انجام میدهد، اما مدیران کارآمد اجازه نمیدهنـد بـین سـنجش
عملکردها فاصله زیادی بیافتد
در صورتی که عملکرد واقعی با استانداردهای از پش تعیـین شـده مقایـسه شـود،
حدود انحراف مشخص میشود. بدیهی است کـه انـدازهگیـری عملکـرد بایـد بـه
گونهای روشن، تعریف و به سهولت قابل تشخیص باشد
ج) تشخیص انحرافات از طریق تطبیق عملکرد با استاندارد
این مرحله، تا حد زیـادی در فراینـد کنتـرل آسـانترین اسـت. در دو مرحلـه اول،
مسایل پیچیده تا حد زیادی حل میشوند، ولی اینک باید نتایج بدست آمـده را بـا
هدفهای مورد نظر یا استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه کرد. اگر عملکـرد
با استانداردها مطابقت نماید، مدیر چنین میاندیشد کـه همـه چیـز تحـت کنتـرل
است. در این صورت نباید در فعالیتهای سازمان هیچ نوع اقدام موثر یـا دخـالتی
بنماید
د) انجام اقدامات اصلاحی
اگر عملکرد کمتر از استاندارد تعیین شده باشد و تجزیه تحلیل امور نشان میدهـد
که باید دست به اقداماتی زد، این مرحلـه الزامـی مـیگـردد، یعنـی بایـد اقـدمات
اصلاحی را به عمل آورد.
