چگونه اثربخشي جلسات مذاکره را افزایش دهیم

#مازیار میر  

اساسا جلسات مذاکره به چه منظوري برگزار مي شود؟

در جهان پیشرفته امروز بخشي از زندگي و ساعات گرانبهاي عمر همه ما در جلسات سپري مي‌شود. برگزاري جلسات جزء جدائي ناپذير دنياي سازماني ما است. برگزاري

اين گونه جلسات با هزينه‌هاي سنگين همراه هستند كه مهمترين بخش اين هزينه‌ها، وقت گرانبهاي مديران و اعضاي شركت كننده در جلسات است. اگر چه گاهي در نظام

اداري ما برگزاري تعداد جلسات به عنوان يكي از شاخص‌هاي موفقيت در ارزيابي عملكرد تبيين شده است، ولي از نظر اصولي تا حد امكان از تشكيل جلسات بايد خودداري

گردد و سعي گردد مسائل از راه‌هاي كم هزينه‌تري حل و فصل شود. بر پايي يك جلسه هم مي‌تواند به ياري مديران بشتابد و راهگشا باشد و هم مي‌تواند بهترين ساعات

كاري آنها را هدر دهد. اصولاً جلسه به چه منظوري برگزارمي شود؟ پاسخ بايد گويا و هدفمند باشد.اگر در فكر تشكيل جلسه‌اي هستيد،اول از خودتان بپرسيد :

به نظر شما آيا مقصود روشن و مهمي براي تشكيل جلسه وجود دارد؟… (هرگز به دليل اينكه چون هر صبح شنبه جلسه داشته‌ايد يا اگر موري براي بحث نداريد جلسه

تشكيل ندهيد).  

چگونه اثربخشي جلسات مذاکره را افزایش دهیم

جلسات ممكن است براي كداميك از منظورهاي زير تشكيل شود ؟

1- اشتراك تجربه

2- كسب اطلاعات از ديگران

3- دادن اطلاعات به ساير افراد

4- آموزش تحرك ذهني براي نظريه‌هاي جديد

5- حل مشكلات

6- ارزيابي پيشنهادات

7- تصميم‌گيري

8- طرح شكايات

9- پند گرفتن

10- به ديگران پند دادن

11- بالا بردن روحيه گروه

12- تعيين هدف / تاريخ اتمام كار

13- مشورت براي نحوه استفاده از سود حاصله

چگونه اثربخشي جلسات مذاکره را افزایش دهیم

 آيا مي‌دانم كداميك از منظورهاي فوق از همه مهمتر است؟

در موارد ذيل جلسه تشكيل ندهيد :

اگر نمي‌دانيد از نظرات ديگران چه مي‌خواهيد :

مطلب به خصوصي براي گفتگو نداريد .

به نظرات ديگران احتياجي نداريد .

ازجلسه به عنوان جايگزين كار استفاده شود .

اگر كاري كه مي‌خواهيد انجام دهيد تصميم خود را گرفته‌ايد .

اگر دخالت ديگران برنامه شما را پيچيده‌تر كند .

چگونه اثربخشي جلسات مذاکره را افزایش دهیم

براي تصديق كوركورانه نباشد درهريك ازمواردفوق بهترين راه حل براي شما همان لغو جلسه است، زيرا انجام ندادن بسياري از فعاليت‌هايي كه انجام مي‌دهيد خود نوعي بهره

وري است. در موارد ذيل برگزاري جلسات توصيه مي‌شود. مي‌خواهيد اطلاعاتي را در اختيار عده زيادي قرار دهيد. به آراي ديگران در مورد ايده خود نيازمنديد.

به موافقت يكپارچه اعضاء احتياج داريد.

اگر در رابطه با ايده‌اي مي‌خواهيد به اعضاء انگيزه و نيرو بدهيد. برگزاري جلسات در نظام اداري اجتناب‌ناپذير است اما چه كنيم كه كمتر جلسه برگزار شده و جلسات تشكيل

شده نيز در زمان كم و اثربخش باشد ….

همچنين‌ يك‌ بررسي‌ علمی طی ده سال نشان داده است كه‌ از 635 نفر مدير به‌عمل‌ آمده، نشان‌ مي‌دهد كه‌ مديران‌

از 75% جلساتي‌ كه‌ در آنها حضور يافته‌اند ناراضي‌ بودند.