اتلاف وقت یکی از پرهزینه ترین فعالیت های ما  است، علیرغم این واقعیت که هر یک از ما در صورت تلاش می توانیم کاری برای آن انجام دهیم. چیزی به نام \”زمان کافی\” وجود

ندارد. زمان یکسانی برای همه ما در دسترس است. برخی افراد فقط از زمان خود بهتر استفاده می کنند.

هر روز صبح یا شب قبل برنامه ریزی کنید. از آنجایی که زمان ارزشمند است، باید دریابید که چگونه از آن بیشترین بهره را ببرید. چند دقیقه هر روز صبح صرف برنامه ریزی روزتان می

شود می تواند شما را کارآمدتر کند و همچنین میزان کاری را که می توانید انجام دهید افزایش می دهد. مجری که کارهای زیادی انجام می دهد معمولاً برای روزهای آینده وقت خود را

برنامه ریزی می کند. نیازی نیست تا این حد پیش بروید، اما می توانید هر روز تصمیم بگیرید که چگونه از زمان خود استفاده کنید و همچنین می توانید عادات صرفه جویی در زمان را

اتخاذ کنید.

مدیریت زمان مشابه عیب یابی است. مدیریت زمان خوب مشابه عیب یابی خوب در هواپیما است. آیا می توانید بدون برنامه ریزی مناسب مشکل فنی هواپیما را برطرف کنید؟ بهترین

عیب یاب قبل از استفاده از هر ابزاری، زمانی را در کابین خلبان با نمودارهای سیستم سپری می کند. بدترین آنها بدون فکر و برنامه ریزی شروع به تعویض اجزا می کند. نتایج ضعیف

عیب یابی بسیار پرهزینه است، مدیریت زمان ضعیف نیز هزینه بر است.

با چیزی که بیشتر در ذهن شماست شروع کنید. وقتی چندین کار برای انجام دادن دارید با کاری که بیشتر در ذهن شماست شروع کنید. دلیل این امر منطقی است، اثربخشی و

کارایی شما در مواقعی که نگران یا نگران هستید بهترین نیست، بنابراین باید سعی کنید در اسرع وقت این احساسات را از بین ببرید. شما قادر خواهید بود در سایر وظایف خود کار

بهتری انجام دهید. اگر باید با یکی از افراد خود اقدام انضباطی انجام دهید، آن را در اسرع وقت انجام دهید. اگر کاری کثیف یا ناخوشایند با شما روبرو می شود، زودتر آن را انجام دهید

تا از سر راهتان خلاص شوید.

به موارد درخواستی دیگران اولویت بدهید. همیشه به شغلی که شخصی از شما خواسته است اولویت بدهید. انجام کارهایی که رئیس شما درخواست کرده است معمولاً باید مقدم

بر همه کارهایی باشد که باید انجام دهید. پس از جلب رضایت رئیس، به مشاغلی که افراد شما خواسته اند توجه کنید. کاری که باید انجام شود تا فقط خود را راضی کند، باید آخرین

انتخاب شما باشد.

همیشه وقت شناس باشید. وقت شناس بودن یک راه عالی برای ایجاد عادت استفاده موثر از زمان است. یکی دیگر از موارد این است که از به تعویق انداختن کارهایی که می توانند

به سرعت و بدون تلاش زیاد انجام شوند، اجتناب کنید. از زمانی که در طول روز منتظر هستید استفاده کنید. از این زمان برای خواندن و فکر کردن به مشکل استفاده کنید. یک دفترچه

یادداشت یا پد همراه خود داشته باشید تا بتوانید فکر یا ایده ای را که می خواهید به خاطر بسپارید یادداشت کنید.

برای شروع کند، هر بار یک کار را کامل کنید. اگر آهسته شروع کننده هستید، احتمالا زمان زیادی را تلف می کنید. شما می توانید با برنامه ریزی یا چیدمان کار از شب قبل بر این

مشکل غلبه کنید تا مجبور نباشید اول صبح به دنبال چیزهایی بگردید یا تصمیم بگیرید. راه دیگر برای حل مشکل شروع آهسته این است که به جای پرداختن به یک کار جدید، شروع

به کار بر روی یک کار نیمه تمام شده است. می توانید از این ایده با استارترهای آهسته خود در دفتر یا آشیانه استفاده کنید. بعد از ظهر، آنها را در پروژه ای شروع کنید که علاقه آنها

را برانگیخته است اما نمی توان آن روز تمام کرد. صبح روز بعد آن را برمی دارند و راحت تر می روند.

کلیدهای استفاده موثر از زمان

آیا می خواهید در طول روز کارهای بیشتری انجام دهید؟ در اینجا 10 روش برای کارآمدتر بودن آورده شده است:

1. سازماندهی کنید. محل کار خود را از جمله میز، تجهیزات، سوابق، فایل ها، جعبه ابزار، ماشین آلات و هر چیز دیگری که در انجام کار خود استفاده می کنید، سازماندهی

کنید. وقتی همه چیز سر جای خودش باشد و بدانید هر کالا کجاست، هرگز از جستجوی آن ناراحت نخواهید شد. شما می توانید یک کار را خیلی سریعتر به پایان برسانید.

2. قبل از شروع فکر کنید. قبل از شروع کار، کمی مکث کنید تا مطمئن شوید که تمام اطلاعات، مواد و ابزار لازم برای تکمیل آن را دارید. این بررسی از قبل به شما امکان می‌دهد تا

یک کار را بدون وقفه تکمیل کنید تا چیزی را که نیاز دارید به دست آورید.

3. به دنبال راه های بهتر باشید. به طور مداوم به دنبال راه های آسان تر و سریع تر برای انجام کار باشید. هرچه زودتر آنها را کشف کنید، زودتر می توانید در زمان خود صرفه جویی

کنید.

4. از تجربیات خود استفاده کنید. برای انجام تکالیف و حل مشکلات بیشتر با تجربه خود تماس بگیرید. به فایل های خود مراجعه کنید تا ببینید در گذشته چگونه با یک تکلیف یا

مشکلات مشابه برخورد کرده اید.

5. استفاده از ابزار بهتر. در صورتی که بخشی از کار شما با تجهیزات یا ماشین آلات جدید سریعتر و کارآمدتر انجام شود، احتمالاتی را در نظر بگیرید. روشی را مطالعه کنید که ممکن

است این کار انجام شود و هزینه آن را قبل از ذکر آن به رئیس خود تعیین کنید.

6. حجم کار خود را سرعت دهید. کارهای روتین خود را به طور مساوی در طول روز کاری خود پخش کنید، به جای اینکه سعی کنید آن ها را یکجا انجام دهید. اگر سعی کنید چنین

مشاغلی را یکی پس از دیگری انجام دهید، احتمالاً به دلیل عدم علاقه، سرعت خود را کاهش می دهید.

7. مشاغل روتین خود را مرور کنید. کارهای معمول خود را به صورت دوره ای بررسی کنید تا ببینید آیا آنها ضروری هستند یا خیر. گاهی اوقات یکی را می یابید که دیگر هیچ ارزشی

ندارد و قابل حذف است.

8. برای مشکلات پیچیده وقت بگذارید. مشکلی را که شما را دچار مشکل می کند کنار بگذارید. با انجام این کار زمان را از دست نخواهید داد زیرا ضمیر ناخودآگاه شما همچنان روی

مشکل کار می کند.

9. از اتلاف وقت خودداری کنید. راهی پیدا کنید که با افرادی که وقت شما را با شایعات، شایعات و صحبت‌های بیهوده تلف می‌کنند یا از آنها دوری کنید. در صورت لزوم مستقیماً به آنها

بگویید که کار دارید.

10. معطل نکنید. از صرف وقت برای فکر کردن به کارهایی که هنوز در طول روز باید انجام دهید، خودداری کنید. زمانی که در مورد کارهایی که باید انجام دهید به تعویق انداختن

می‌شود، هیچ نتیجه‌ای حاصل نمی‌شود.

برنامه ریزی موثر

بسیاری از سرپرستان به خود و شرکتشان نشان داده اند که برنامه ریزی به انجام کارها با نتایج بهتر و در زمان کمتر کمک می کند. برنامه ریزی به چند دلیل ارزشمند است:

• این شما را قادر می سازد تا برای دستیابی به اهداف و رسیدن به اهداف، مسیر عملی را انتخاب کنید.
• این به شما کمک می کند تا مشکلات خود را سریعتر و راحت تر حل کنید.
• شما را آماده می کند که در صورت وقوع چیزهای خاصی چه کاری انجام دهید، در شرایط خاص چه کاری انجام دهید و چگونه باید به رویدادهای آینده واکنش نشان دهید.
• این مراحلی را برای شما فراهم می کند که باید دنبال کنید تا خود را بهبود بخشید و پیشرفت کنید.

وقتی برنامه‌ریزی می‌کنید، کنترل افراد و رویدادها را حفظ می‌کنید، زیرا برنامه‌ریزی شامل دریافت اطلاعات، حقایق و داده‌هایی است که شما را قادر می‌سازد تصمیم‌های خوبی

بگیرید. هر چه دانش و دانش بیشتری داشته باشید، برای انجام کار خود مجهزتر خواهید بود.

چگونه برنامه ریزی می کنید؟

برای توضیح اینکه برنامه‌ریزی چیست، بیایید فرض کنیم که شما یک رئیس خدمه در یک مرکز تعمیر هستید. انتظار می رود که بازرسی هواپیما را تکمیل کرده و به خدمت

بازگردید. شما همچنین افراد، قطعات و تجهیزاتی برای کار دارید.

وقتی برنامه‌ریزی می‌کنید، تصمیم می‌گیرید که چه افرادی را به کدام شغل اختصاص دهید. شما قطعات و مواد مورد نیاز را تعیین می کنید و ترتیبی می دهید که آن را در دسترس

داشته باشید. شما در مورد تجهیزات و ابزار مورد استفاده فکر می کنید. شما فاکتور زمان را در نظر می گیرید، مانند اینکه کار چه زمانی شروع می شود، چه مدت طول می کشد و

چه زمانی تمام می شود. شما به کیفیت و کمیت در مورد بازرسی فکر می کنید و اینکه چگونه به آنها اطمینان می دهید. و در تمام این موارد، ایمنی، قانونی، هزینه ها و روابط

انسانی را در نظر دارید.

الزامات برنامه ریزی خوب

برای اینکه بیشترین بهره را از برنامه ریزی خود ببرید، باید مراقب نحوه انجام آن باشید. سرپرستان باتجربه می گویند که برای برنامه ریزی خوب باید:

• خاص باشید تا کلی. هرچه برنامه شما واضح تر و واضح تر باشد، احتمال سوء تفاهم یا به کارگیری نادرست آن کمتر است. اهداف و مقاصد خود را مشخص کنید و ابزار دستیابی به آنها را مشخص کنید.
• بین معلوم و مجهول تمایز قائل شوید. اثرات احتمالی ناشناخته را برآورد کنید. برنامه ریزی خود را چیزی فراتر از انتظار و واکنش نشان دهید.
• برنامه خود را تا حد امکان منطقی و عملی کنید. هر چه بر اساس حقایق بیشتر باشد، بهتر است. اگر حقایق در دسترس نیست، قضاوت منطقی کنید. تفکر هوشمند باید به عنوان پایه و اساس یک برنامه عمل کند.
• انعطاف و سستی را معرفی کنید. در صورت اقتضای شرایط، طرح ممکن است به آسانی اصلاح شود. بدانید که هیچ طرحی مشخص نیست و نمی تواند همه احتمالات را پوشش دهد. شرایطی که بر اساس آنها یک برنامه موثرترین تغییر خواهد بود، همانطور که متغیرها و عواملی که برنامه بر آن استوار است، تغییر می کند.
• مطمئن شوید که برنامه با هدف و هدف سازگار است. این طرح باید با اهداف و برنامه های شرکت و نحوه انجام کار شرکت مطابقت داشته باشد. برنامه را طوری تنظیم کنید که برای افرادی که آن را اجرا می کنند و کسانی که تحت تأثیر