هیچ کس نمی خواهد برای یک جلسه دیر شود یا کاری را فراتر از مهلت اولیه آن تحویل دهد. این چیزها حس بدی دارد و بر اطرافیان ما تأثیر منفی می گذارد. اغلب این شکست‌ها عمدی نیستند – آنها فقط نتیجه مدیریت ضعیف زمان هستند.

در حالی که نمی توانید یک شبه از حالت غیرقابل اعتماد به فوق العاده قابل اعتماد تبدیل شوید، تغییر تکنیک های مدیریت زمان به سمت شادتر، بهره وری و رضایت بیشتر در محل کار کمک زیادی می کند.

آنچه واقعاً به آن نیاز دارید تکنیک های مدیریت زمان مناسب است. وقت آن است که با احساس غرق شدن خداحافظی کنید و به احساس سازماندهی، تمرکز و توانایی سلام کنید. ✨

بیایید شیرجه بزنیم

چرا تکنیک های مدیریت زمان مهم هستند؟

همه ما به راه هایی نیاز داریم که به ما در مدیریت موثر زمان کمک کنند. چه در خانه و چه در محل کار، مهارت‌های مدیریت زمان برای انجام فهرست کارهایتان ضروری است.

مدیریت زمان در محل کار از اهمیت ویژه ای برخوردار است. هنگامی که با وظایف متعدد، افراد وابسته به شما و مهلت های زمانی حساس روبرو هستید، به راهی برای تمرکز و بهره وری نیاز دارید.

این موضوع زمانی که در یک تیم کار می کنید بیشتر مرتبط می شود.

مزایای تکنیک های مدیریت زمان موثر برای تیم ها

اینکه بتوانید لیست کارهایتان را به موقع انجام دهید، فقط روی شما تأثیر نمی گذارد. این یک برد بزرگ برای بقیه اعضای تیم شما نیز هست. برعکس این نیز صادق است – عقب افتادن، و می تواند تاثیر دومینویی بر بقیه اعضای تیم یا پروژه داشته باشد.

تأثیرات مثبت مدیریت مناسب زمان، چه بهبود تعادل بین کار و زندگی، اولویت‌بندی وظایف، یا استفاده از روش‌های ساده مسدود کردن زمان باشد.

تیم‌هایی که استراتژی‌هایی برای مدیریت زمان خود دارند از مزایایی مانند:

• ارائه کار با کیفیت بالاتر و متمرکزتر روی کارهای فوری
• احساس اعتماد و اطمینان در برنامه روزانه شما
• تعادل کار و زندگی بهتر
• اهمال کاری کمتر با مسدود کردن زمان موثر
• روابط کاری قوی تر در تمام وظایف شما
• سطوح بهره وری بالاتر برای اولویت بندی وظایف
• احتمال سوزاندن سطح انرژی شما در کار عمیق کمتر است

وقتی تیم شما بتواند تمام وظایف را اولویت بندی کند، همه کارها را انجام دهد و به طور مولد کار کند، به یک دارایی اصلی برای سازمان شما تبدیل می شود. اگر متوجه شدید که شما یا اعضای تیمتان در تلاش برای بهره وری ماندن هستید یا عقب مانده اید، ابزارهای مدیریت زمان را امتحان کنید .

نرم افزار مناسب همراه با چند تکنیک مدیریت زمان کارآمد می تواند تفاوت را ایجاد کند.

15 تا از کارآمدترین تکنیک های مدیریت زمان

هیچ کمبودی در تکنیک های مدیریت زمان وجود ندارد. برای برخی از افراد، بررسی وظایف در بلوک‌های زمانی کار می‌کند – برای برخی دیگر، ابتدا به چالش‌برانگیزترین کار مربوط می‌شود.

برای کمک به شما در یافتن نکات و ابزارهای مناسب، در اینجا برخی از موثرترین استراتژی های مدیریت زمان وجود دارد.

1. اهداف SMART را تعیین کنید

بدون هدف واقعی در ذهن، به راحتی می توان حواس خود را پرت کرد، به تعویق انداخت و سپس مجبور شد برای اتمام کار خود در موعد مقرر عجله کرد. تنظیم اهداف SMART به شما کمک می کند تا متوجه شوید که روی چه چیزی تمرکز کنید، بنابراین می توانید وظایف را به روشی منطقی انجام دهید. ?

با در نظر گرفتن استراتژی SMART اهداف را تعیین کنید:

• خاص: بدانید به چه هدف یا نتیجه ای می خواهید برسید
• قابل اندازه گیری: قادر به پیگیری پیشرفت هدف باشید
• قابل دستیابی: با منابعی که در اختیار دارید (یا می توانید به آنها دسترسی داشته باشید) قابل دستیابی است.
• مرتبط: به شما کمک می کند تا به یک هدف یا اولویت کلی برسید
• محدود به زمان : یک ضرب الاجل واقع بینانه داشته باشید که می توانید به آن برسید

ایجاد اهداف در ClickUp آسان است. اهداف کلیک‌آپ به شما کمک می‌کنند تا اهداف SMART را تعیین کنید تا بتوانید پیشرفت را تجسم کنید. همچنین می‌توانید از ClickUp برای اضافه کردن موعد مقرر به وظایف استفاده کنید ، بنابراین می‌توانید در یک نگاه ببینید که در مورد وظایف و اهداف شما چه اتفاقی می‌افتد.

2. برای کار بر روی مهمترین وظایف خود، مسدود کردن زمان را امتحان کنید

بسیاری از ما تصور تقریبی از مدت زمان انجام یک کار داریم. از این به نفع خود استفاده کنید و از مسدود کردن زمان استفاده کنید تا به شما کمک کند سازنده و منظم بمانید.

مسدود کردن زمان با اختصاص بلوک های زمانی به وظایف خاص کار می کند. در این زمان خاص، فقط روی آن کار کار می کنید و از حواس پرتی از مناطق دیگر جلوگیری می کنید. این یک راه عالی برای متمرکز ماندن، اجتناب از به تعویق انداختن کار و رسیدن به بهترین طرز فکر برای کار عمیق است. ?

بسیاری از مردم زمانی که واقعاً به دوره‌هایی از کار عمیق نیاز دارند ، مسدود کردن زمان را مفید می‌دانند . می توانید زمانی را در تقویم خود برنامه ریزی کنید تا روی یک کار چالش برانگیز تمرکز کنید، سپس مناطق دیگر اطراف آن را با کارهای کم چالش پر کنید.

تمرکز بر روی کار عمیق همچنین به شما کمک می‌کند تا با سطوح انرژی خود کار کنید – زمانی که پرانرژی هستید یک بلوک زمانی اختصاصی داشته باشید و زمانی که احساس خستگی می‌کنید یا نیاز به استراحت دارید، وظایف مدیریتی یا کوچک‌تر را به آنها بسپارید.

در اینجا در ClickUp، ما الگوهای مفید زیادی برای مسدود کردن زمان داریم . الگوهایی را پیدا خواهید کرد که به شما کمک می‌کنند روزها، هفته‌ها و ماه‌هایتان را برنامه‌ریزی کنید ، هم با نمایش‌های تقویم و هم فهرستی که می‌خواهند برنامه‌ریزی‌تان را به بهترین شکل ببینید.

3. آن قورباغه را بخور

آن قورباغه را بخور یک استراتژی مدیریت زمان است که همه چیز در مورد اولویت بندی است. با استفاده از این تکنیک، ابتدا بر روی مهم‌ترین یا سخت‌ترین کارها تمرکز می‌کنید و تا زمانی که کامل نشده است به سراغ چیز دیگری نروید.

اگر اهل تعلل هستید، این می تواند راهبردی برای شما باشد. با مجبور کردن خود برای مقابله با ارزشمندترین کار، نمی توانید از آن اجتناب کنید.

در عوض، با ارزش‌ترین سطوح انرژی خود را برای تکمیل آن ابتدا خرج می‌کنید، سپس از این که می‌دانید سخت‌ترین کار را قبلا انجام داده‌اید، احساس رضایت می‌کنید و می‌توانید با انجام کارهای ساده‌تر، بقیه روز را از نظر ذهنی آرام کنید. ?️

با استفاده از ویژگی اولویت های کلیک آپ، راه خود را برای موفقیت با این روش میانبر کنید . در لیست وظایف خود کار کنید و به آنها یک پرچم اولویت بدهید. یک تکلیف را در برنامه

روزانه خود به صورت اضطراری تعیین کنید و آن را «قورباغه» خود برای روز کاری قرار دهید.

4. ماتریس آیزنهاور را امتحان کنید

ماتریس آیزنهاور توسط رئیس جمهور دوایت آیزنهاور به عنوان راهی برای طبقه بندی وظایف برای درک اهمیت آنها معرفی شد. امروزه به عنوان یک تکنیک مدیریت زمان محبوب باقی

مانده است، زیرا به شما کمک می کند تا آنچه را که بیشترین اهمیت را دارد تجسم کنید.

این رویکرد برای مدیریت زمان شامل تقسیم وظایف شما به این ربع ها است:

• فوری و مهم
• غیر فوری اما مهم
• فوری ولی مهم نیست
• فوری و مهم نیست

در نظر گرفتن اینکه آیا کار شما فوری و/یا مهم است به شما کمک می کند تا متوجه شوید که آیا آن را اولویت بندی کنید یا خیر. کارهای فوری باید ابتدا انجام شوند – به خصوص اگر

مهم باشند.

وظایف را به ترتیب فوری انجام دهید و بدانید که بعید است از پس همه آنها برآیید. این تمرین همچنین می‌تواند به شما کمک کند مکان‌هایی را که نیاز به تفویض اختیار یا درخواست

منابع بیشتر دارید، شناسایی کنید.

ساختن ماتریس آیزنهاور خود می‌تواند زمان‌بر باشد، اما خوشبختانه ما قبلاً یک الگوی قدرتمند کلیک‌آپ آیزنهاور ماتریکس برای کمک به سرعت بخشیدن به فرآیند ایجاد کرده‌ایم. به

لیست کارهای خود اضافه کنید، و در راه مدیریت بهتر زمان و کار هستید.

5. سعی کنید کارها را انجام دهید (GTD)

ذهن ما دائماً مشغول است، که می تواند درک این موضوع را دشوار کند که در مرحله بعد روی چه چیزی کار کنیم. روش محبوب انجام کارها (GTD) دیوید آلن به شما کمک می کند تا

اهداف و وظایف خود را پردازش کنید، بنابراین می توانید یک راه عملی رو به جلو بیابید.

فرآیند GTD در پنج مرحله انجام می شود:

• ایده ها و وظایف را ضبط کنید
• اگر قابل اقدام هستند، شفاف سازی و پردازش کنید
• به صورت عملی و غیرقابل عمل سازماندهی کنید، سپس گروه به کار گروه بندی کنید
• برای اطمینان از اینکه فهرست شما همچنان مرتبط است، فکر کنید
• با لیست کارهای خود درگیر شوید و کارها را انجام دهید

این یک سیستم مدیریت زمان با فرآیندهای سنگین است که نیاز به نگهداری دارد، اما می‌تواند راهی ارزشمند برای کمک به شما در اولویت‌بندی و حرکت به جلو باشد، اگر مشکلی با

آن مشکل دارید.

از ClickUp Notepad خود برای کمک به انجام فرآیند GTD استفاده کنید. پس از پایان کار، یادداشت های خود را به راحتی به وظایف تبدیل کنید، آنها را به لیست کارهای خود اضافه

کنید و بر اساس آن آنها را اولویت بندی کنید.

یا از الگوی ClickUp Getting Things Done با فیلدهای سفارشی از پیش ساخته شده برای دسته بندی موارد کاری در زمینه های مختلف استفاده کنید. وظایف را بر اساس زمینه،

تاریخ مقرر، تلاش مورد نیاز و موارد دیگر اولویت بندی کنید، در حالی که فرآیند خود را با اسناد مشترک قابل دسترس تیم ساده کنید.

6. از برد کانبان استفاده کنید

برای اینکه واقعاً در مدیریت پروژه مؤثر باشید، باید دقیقاً بدانید که وظایف شما در کدام مرحله است. اینجاست که رویکرد Kanban وارد می‌شود. با یک برد Kanban، می‌توانید محل

انجام پروژه‌ها و وظایف خود را تجسم کنید—بنابراین می‌توانید به طور فعال موانع و چالش‌ها را مدیریت کنید.

یک برد Kanban دارای ستون های مختلفی است که به وضعیت پروژه مربوط می شود، مانند:

• شروع نشده است
• آغاز شده
• در حال پیش رفت
• در بررسی
• آماده

در برد خود، می توانید وظایفی را به هر بخش اختصاص دهید یا یک کار خاص را به ستون صحیح بکشید و رها کنید. سپس می توانید در یک نگاه ببینید کجا هستید، موانع جاده را

شناسایی کنید و با اعضای تیم بررسی کنید تا مطمئن شوید که در مسیر درست هستند.

اگر می‌خواهید دید بهتری از اتفاقات پروژه‌هایتان داشته باشید، یک برد Kanban به گردش کار خود اضافه کنید. از یکی از قالب‌های برد Kanban ما استفاده کنید و داده‌های خود را وصل

کنید، یا آن را بیشتر سفارشی کنید تا یک روش کاملاً سفارشی برای مدیریت همه کارها و زمان ایجاد کنید.

7. زمان خود را پیگیری کنید

ممکن است فکر کنید فوق العاده بازده هستید یا می دانید که عقب افتاده اید، اما تنها راه برای اندازه گیری واقعی این است که زمان خود را ردیابی کنید. ردیابی زمان شما داده های

ارزشمندی را در اختیار شما قرار می دهد که می توانید از آنها برای تغییر روش کارتان برای بهتر شدن استفاده کنید.

در طول روز روی کارهای مهمی کار می‌کنید، اما کارهای کوچک و حواس‌پرتی نیز وجود دارند. ردیابی زمان به شما کمک می‌کند تا ببینید چه مدت برای چک کردن در رسانه‌های

اجتماعی، پاسخ دادن به ایمیل‌ها، کمک به همکاران و سایر کارهایی که ممکن است به آنها توجه نکنید، بپردازید.

اگر قبلاً کاربر ClickUp هستید، به ابزار اختصاصی ردیاب زمان نیاز ندارید تا به شما کمک کند میزان زمانی را که برای هر کار صرف می‌کنید، مشاهده کنید.

ویژگی داخلی ClickUp Project-Tracking به شما راهی سریع و ساده برای ردیابی زمان، ایجاد الگوهای ردیابی زمان ، تنظیم تخمین زمان و مشاهده گزارش هایی در مورد نحوه

گذراندن وقت خود می دهد. همچنین می توانید از الگوهای صفحه زمانی ما برای معرفی روشی جدید برای مشاهده زمان صرف شده در تیم خود استفاده کنید.

8. اصل پارتو را اعمال کنید

یک قانون رایج وجود دارد که می گوید 80٪ از نتایج شما از 20٪ تلاش شما ناشی می شود. این به عنوان تجزیه و تحلیل پارتو یا اصل پارتو شناخته می شود، و راه دیگری برای نزدیک

شدن به عادت های مدیریت زمان شما است.

درک این نکته که فقط تعداد کمی از کار شما را به جلو می برد، شما را تشویق می کند تا آن وظایف تغییر دهنده بازی را شناسایی کنید. هنگامی که آنها را پیدا کردید، می دانید که

باید تمام تلاش خود را انجام دهید و تمرکز خود را روی آن وظایف قرار دهید تا به بهترین نتایج برسید. نکات مدیریت زمان مانند اصل پارتو به شما کمک می کند متمرکز بمانید و از حواس

پرتی در کار عمیق جلوگیری کنید.

ClickUp مکان مفیدی است که نه تنها لیست وظایف خود را ثبت می کند، بلکه کارهای مهم شما را نیز اولویت بندی می کند. ویژگی وظایف ما پر از گزینه‌های قابل تنظیم است تا به

شما کمک کند آنچه مرتبط است را تجسم کنید، با ارزش‌ترین وظایف خود را پرچم‌گذاری کنید و پس از پایان کار، آن‌ها را بررسی کنید.

9. تغییر زمینه را محدود کنید

در حالی که برخی افراد ادعا می کنند در انجام چند کار عالی هستند، معمولاً برای رسیدن به اهداف خود به دوره هایی از تمرکز عمیق نیاز دارید. تغییر زمینه، جایی که از یک کار به

کار دیگر می پرید، لحظاتی از تعلل و بهره وری پایین را معرفی می کند.

برای برخی از افراد این اتفاق بیشتر می‌افتد، بنابراین هک‌های بهره‌وری که به شما کمک می‌کنند تغییر زمینه را محدود کنید بسیار ارزشمند می‌شوند. راه هایی برای ماندن در منطقه

پیدا کنید و تغییر بافت را محدود کنید.

تلفن خود را در جای دیگری قرار دهید، اعلان ها را خاموش کنید، پنجره ها و برنامه ها را ببندید و خود را در دسترس دیگران قرار دهید. محیطی را ایجاد کنید که کار عمیق را ترویج

کند. ✨

راه‌های زیادی وجود دارد که ClickUp می‌تواند به شما کمک کند متمرکز بمانید و تغییر زمینه را محدود کنید. با مدیریت اعلان‌ها ، وظایف را در حالت تمام صفحه باز کنید تا از حواس‌پرتی

جلوگیری کنید، و آفلاین کار کنید تا بتوانید برای مدت بیشتری در حالت فوکوس بمانید.

10. نه گفتن را یاد بگیرید

این فقط یک تکنیک مدیریت زمان برای کار نیست، بلکه در طول زندگی شما کاربرد دارد. نه گفتن را یاد بگیرید، تا در نهایت غرق نشوید و اصلاً نتوانید کاری را کامل کنید.

همیشه کارهای بیشتری برای انجام دادن وجود دارد و همیشه یک همکار وجود دارد که فقط برای پنج دقیقه به کمک شما نیاز دارد. همیشه جلسات بیشتر، پروژه های بیشتر و

فرصت های مرتبط با کار بیشتر است. نه گفتن را یاد بگیرید، از زمان خود محافظت کنید و انرژی خود را صرف کارهایی کنید که مهم ترین آنهاست.

نه گفتن همیشه آسان نیست – به خصوص به مدیرتان یا کسی که می خواهید به او کمک کنید، اما نمی توانید برایش وقت بگذارید. سعی کنید بگویید «دوست دارم کمک کنم، اما تا

تاریخ X نمی‌توانم» یا «مطمئناً، می‌توانم آن را انتخاب کنم، اما در عوض چه چیزی را رها کنم؟»

این پاسخ‌ها ارزش زمان شما را تقویت می‌کنند و به وظیفه‌دهنده فرصتی می‌دهند تا فهرست وظایف خود را دوباره اولویت‌بندی کند.

11. Inbox zero را امتحان کنید

برخی از افراد از صندوق ورودی خود مانند لیست کارهایی که باید انجام دهید استفاده می کنند. اگرچه گاهی اوقات این کار جواب می دهد، اما صندوق ورودی برای افراد دیگر می

تواند منبع ترس باشد. درخواست‌های رقابتی برای اطلاعات، حواس‌پرتی بی‌پایان و مکالماتی که نیازی به توجه شما ندارند.

برای کمک به مبارزه با اهمال کاری، سعی کنید صندوق ورودی صفر را به دست آورید.

Inbox zero جایی است که شما صندوق ورودی خود را تا پایان روز پاک می کنید و قصد دارید آن را به همین شکل نگه دارید. روز خود را با بررسی صندوق ورودی خود شروع کنید و

سپس هر مورد را دسته بندی کنید.

اگر کار کوچکی است، فوراً آن را انجام دهید، سپس ایمیل را حذف یا فایل کنید. برای کارهای دیگری که نیاز به پاسخ دارند، اما نه فوری، آنها را در پوشه ای بایگانی کنید تا بعداً به آنها

رسیدگی شود. به این ترتیب، صندوق ورودی شما سازماندهی شده و عمدی به نظر می رسد – نه جایی که همیشه برای رسیدن به عقب می جنگید.

12. از تکنیک پومودورو استفاده کنید

تکنیک پومودورو که توسط فرانچسکو سیریلو ایجاد شده است، یکی از محبوب‌ترین روش‌ها برای انجام کارها و بهره‌وری باقی مانده است. این ابزار مدیریت زمان شامل کار در بلوک‌های

زمانی متمرکز و سپس استراحت قبل از بازگشت به چیزی است که روی آن کار می‌کردید.

این تکنیک مدیریت زمان لزوم استراحت و زمان استراحت بین کارها را ترویج می کند و می تواند به شما در جلوگیری از به تعویق انداختن کارها کمک کند.

با تکنیک پومودورو، 25 دقیقه کار می کنید و سپس 3-5 دقیقه استراحت می کنید. پس از چهار بار انجام این کار، 15 تا 30 دقیقه استراحت می‌کنید تا استراحت کنید، استراحت کنید و

سرحال شوید. سپس می‌توانید این تکنیک مدیریت زمان را در طول روز ادامه دهید یا به کار بر روی چیزی متفاوت روی بیاورید.

اگر پیروی از زمان‌بندی‌های معمول برنامه Pomodoro برای شما کار نمی‌کند، به جای آن تایم‌باکسینگ را امتحان کنید. این از یک اصل مشابه برای کار در بلوک های زمانی پیروی می

کند، اما شما آزاد هستید که محدودیت های زمانی و مدت زمان استراحت خود را تعیین کنید.

به لطف ادغام ما با برنامه Pomodone ، استفاده از تکنیک Pomodoro در زمانی که در ClickUp کار می‌کنید آسان‌تر است. از این ادغام برای ردیابی زمان خود در بین وظایف، استراحت

های طبیعی و دیدن گزارش هایی در مورد نحوه کار خود استفاده کنید. ?

13. از روش برنامه ریزی سریع استفاده کنید

برای افرادی که می‌خواهند از منطقه آسایش خود خارج شوند و رویکردی فراگیرتر برای مدیریت زمان در نظر بگیرند، روش برنامه‌ریزی سریع (RPM) تونی رابینز ارزش توجه دارد.

این رویکرد شما را تشویق می‌کند تا خواسته‌ها، هدف و الزامات خود را کشف کنید، بنابراین می‌توانید برای تحقق آن اقدام کنید. RPM مخفف:

• نتیجه گرا
• هدف محور
• برنامه عملیاتی عظیم

این تکنیکی است که شما را وادار می کند تا به نحوه تناسب وظایف در برنامه کلی کار (یا زندگی) خود نگاه کنید. با گذشت زمان، می‌تواند به شما کمک کند وظایف و پروژه‌هایی را که

شما را به سمت مقصدتان می‌فرستند، اولویت‌بندی کنید و به کارهایی که انجام نمی‌دهند نه بگویید یا به آنها محول کنید.

14. دسته بندی وظایف را امتحان کنید

اگر با بسیاری از وظایف کوچک کار می کنید، دسته بندی وظایف می تواند بهره وری شما را متحول کند و به شما کمک کند کارهای بیشتری انجام دهید. دسته بندی وظایف شامل

گروه بندی وظایف مشابه با هم، سپس انجام همه آنها به یکباره است.

اگر مستعد تغییر متن هستید، دسته بندی وظایف یک پادزهر مفید است. به‌جای جابه‌جایی بین کارهای روزانه، می‌توانید کارهای خاصی را به یک دوره زمانی اختصاص دهید و وارد

منطقه شوید.

این فقط برای کارها هم کار نمی کند – سعی کنید تماس های تلفنی دسته بندی کنید یا همه جلسات خود را در یک روز از هفته برنامه ریزی کنید. این برای تیم‌های فروش ایده‌آل

است که سعی می‌کنند از طریق تعدادی تماس تلفنی یا ایمیل به طور همزمان بپردازند.

با این نکات مدیریت زمان برای موفقیت آماده شوید

تغییر طرز تفکر و استفاده از زمان در یک لحظه اتفاق نمی افتد. کمی وقت بگذارید تا این تکنیک های مدیریت زمان را در نظر بگیرید، بفهمید که احتمالاً برای شما مفید است و آزمایش

کنید.

شما فوراً به رویکرد درستی نخواهید رسید، اما همیشه چیزهای جدیدی در مورد خود یاد خواهید گرفت.

اگر آماده‌اید عادات مدیریت زمان جدید خود را به سمت بهره‌وری بیشتر تبدیل کنید، ClickUp را رایگان امتحان کنید .

ClickUp فقط مکانی برای ردیابی زمان یا علامت گذاری اولویت اهداف شما نیست، بلکه مرکز بهره وری نهایی است. کار خود را مدیریت کنید، با اعضای تیم همکاری کنید، و رویکرد

سازمان یافته تری را …. ادامه دارد