قسمت دوم رهبری کنفرانس و اداره حرفه ای جلسات پتروشیمی زاگرس
رهبری کنفرانس و اداره حرفه ای جلسات
info@mazyarmir.com
mazyarmir.com@gmail.com
در این کارگاه آموزشی که در منطقه پارس جنوبی و برای مدیران ارشد برگزار شد به تفصیل پیرامون زبان بدن فن بیان و اصول و فنون مذاکره و
تمرکز گیمیفیکشن و اصول طلائی مدیریت زمان و….. پرداخته شد در روز دوم به مطالب زیر پرداخته شد…..
کی از مهمترین مباحث در رهبری و مدیریت حرفه ای جلسات
و کنفرانسها انتخاب شرکت‌کنندگان و تنظیم زمان مناسب برای
جلسات است . در این خصوص باید به دقت به این مسئله توجه
کنیم که سرفصل‌های جلسه چیست و کدام استو مهمتر اینکه
حضور چه کسانی لازم است و البته باید تا می توانیم سعی کنیم
جلسه را کوتاه و کم تعداد برگزار کنیم.
- برای تعیین زمان جلسه، هرگز به صورت باز و کلی سوال نفرمائید:
من باب مثال : “ترجیح شما چه زمانی است”؛ در عوض، چند گزینه واقع‌بینانه را هم پیشنهاد کنید و یا سئوال کنید: “کدام یک از این زمان‌ها
برای شما مناسب‌تر است”. شما چه زمانی را مناسب تر و بهتر می دانید.
معمولا در هر جلسه، یکی دو نفر از اعضاء بسیار حیاتی هستند؛ زمان‌های پیشنهادی برای جلسه را ابتدا با آن افراد موثر و تاثیر گذار حتما و
لطفا چک کنید.تا از اشتباهات آتی پرهیز شود.• اگر به صورت مرتب (هفتگی یا ماهانه) نیاز به جلسه دارید، زمان ثابتی در نظربگیرید (مثلا:
دوشنبه‌ها، اولین دوشنبه هر ماه)؛ در این صورت بهتر است دو روز قبل از هر جلسه یادآوری به اعضا داشته باشید. فراموش نکنید که حضور
همه اعضا در همه جلسات ممکن نیست و بهتر است جلسه را با تعدادی غایب تشکیل دهید تا اینکه آن را مرتب عقب بیندازید.
تهیه و آماده نمودن مستندات و اطلاعات لازم برای کنفرانس ها و جلسات
ارسال دستور جلسه و پیوست‌ها برای کلیه اعضاء – همیشه برای یادآوری زمان جلسه و آماده‌کردن اعضا، دستورجلسه و پیوست‌هایش را،
چند روز و یک هفته قبل از جلسه، برای همه ارسال کنید.
در حین برگزاری
برای یک شروع حرفه ای جلسه چه مراحلی باید طی شود:
صمیمی و با انرژی مثبت و صورت باز و گشاده شروع کنید.
یک بار سریع و فهرست وار بگویید انتظار از جلسه چیست؛ چه سرفصل‌هایی در آن جلسه دارید و به هر کدام چقدر وقت می‌دهید.
قوانین و قواعد جلسه را سریع مرور کنید. مثلا: برای صحبت و سئوال زمان بندی در نظر بگیرید و یا نوبت بگیرید و یا لطفا موبایل‌ها را خاموش
فرمائید. و یا بر اساس زمان بندی و کنداکتور برنامه کنفرانس سخنرانی انجام شود و به فرد خاطی تذکر داده شود.
هدایت و رهبری منظم جلسه:
بر اساس فهرستی که از قبل درست کردید (دستورجلسه) هدایت‌کنید تا قدم به قدم به همه موضوع‌ها پرداخته شود.
تا جای ممکن جلسه باید کوتاه مختصر ومفید باشد. هرچند کاملا تذکر این مطلب لازم است که صحبت‌ها باید کامل باشد که چیزی از قلم
نیفتد، ولی مراقب باشید حرف‌های فرعی و بی‌فایده وقت جلسه را تلف نکند.
راه های تسهیل در روند کنفرانس و جلسات
تسهیلگرها، یکی از اعضا جلسه که نقش ناظر بی‌طرف را ایفا می‌کند و وظیفه دارد صحبت‌ها را به سمت بازشدن مسئله پیش ببرد (تا مرحله
متقاعد کردن). این نقش، در صورتی که بحث‌ها به سمت و سوی جدی و چالشی شدن پیش بروند بسیار مهم و حیاتی است. تلاش کنید در
هدایت جلسه نقش تسهیلگر را بازی کنید:
الف) کلیه حضار را به رعایت نظم در سخنرانی و رعایت زمانبندی و اولویت بندی تشویق کنید.
ب) زمان هر موضوع را کنترل کنید و به تک‌تک سرفصل‌های جلسه بپردازید.
د)پیوسته سخنرانی ها را به مسیر اصلی هدایت کنید
ج) روی منافع تمرکز کنید نه روی مواضع و در غیر اینصورت ساختار جلسات را عوض کنید
اگر در یک موضوع، سخنان فرد یا افراد طولانی شد یا پیچیدگی نظرات زیادشد، هر از چندی سئوال کنید: “آیا برای همه واضح است در مورد چه
چیزی حرف می‌زنیم؟ ارائه شرحی مختصر از کلیات جلسه تا هر ساعت از جلسه که انجام شده است ، ذهن ِ اعضا گروه را شفاف کرده و
دنبال‌کردن مطلب را ساده تر و شفاف تر می‌کند و اگر بحث و تنش و تشنج بالا گرفت، به همه جمع چند ثانیه سکوت دهید تا با آرامش به
مذاکره و تبادل نظر ادامه دهند.
همه را درگیرکنید نه فقط یک نفر یا یک گروه
اگر فقط شما صحبت‌کنید، گروه احساس می‌کند نظراتشان اهمیت ندارد و فقط مجری نظرات شما هستند. تعادل منطقی در اندازه صحبت های
گروه و خود ایجاد کنید.
سعی کنید همه در صحبت شرکت کنند. اگر شخصی ساکت است، مستقیم از او بپرسید:
نظر شما چیست؟ چیزی برای اضافه‌کردن به موضوع و بحث دارید؟
اگر لازم است گاهی نقش مُـنتقد بی‌رحم باشید: (Devil’s Advocate)
اگر لازم می‌دانید در موضوعی مخالفت کنید یا مشکلات را گوشزد کنید، تذکر دهید که “من دارم نقش منتقد بی‌رحم را بازی می‌کنم که همه
جنبه‌ها دیده شود.”
حتی بسیار مفید است که یکی از اعضا را تشویق کنیم تا نقش منتقد بی‌رحم را بازی کند. با این کار اشکال‌های احتمالی شناسایی
می‌شوند.
تهیه صورت‌جلسه
منظور از صورت‌جلسه، شرح مهمترین صحبت‌های انجام شده در جلسه است. بهتر است از همان سرفصل‌هایی که قبل از جلسه آماده کردید
استفاده کنید؛ زیر هر سرفصل، در چند جمله خلاصه بنویسید که مهمترین صحبت‌هایی که مطرح شد چه مواردی بود. سخت نگیرید! از
جمله‌های ساده استفاده کنید و نگران ِ اشتباهات نگارشی نباشید.
نتیجه کنفرانس و یا جلسه:
اگر برگزاری جلسه و صحبت‌های گروهی، در پایان به یک تصمیم یا اقدام مشخص منجر نشود، چه فایده‌ای خواهد داشت؟ در پایان هر جلسه،
با ارایه یک جمع‌بندی مختصر و موثر، مشخص کنید چه کارهایی باید انجام شود. برای جمع‌بندی از الگوی زیر استفاده کنید. سعی کنید برای هر
فعالیت تنها یک مسئول مشخص کنید؛ و از هر کس بپرسید آیا به‌روشنی می‌داند باید چه کاری انجام دهد و آیا سئوالی دارد.
پس از جلسه
ارسال صورت‌جلسه و جمع‌بندی مسئولیت‌ها
پیوسته تلاش کنید تا صورت‌جلسه و جمع‌بندی مسئولیت‌ها را نهایتا تا یک روز بعد از جلسه برای اعضا ارسال کنید.
پیگیری‌های بعدی
پیشنهاد دیگر این است که از راه‌های پیگیری بعد از جلسه، برگزاری جلسات منظم (مثلا سالانه ماهانه فصلی و یا هفتگی) است. در جلسه،
بعد از شروع، وقتی را برای مرور فعالیت‌های گذشته اختصاص دهید و از هر عضو بخواهید سریع و مختصر پیشرفت کارش را توضیح دهد.
پیشنهاد می گردد راه دیگری برای پیگیری‌های بعد از جلسه، تعیین یک نفر در نقش کنترل‌کننده است. در یک سازمان داوطلبانه که در زمینه
کودکان مبتلا به سرطان فعالیت دارد، کنترل‌کننده، بعد از جلسه را به شوخی “دیو” خطاب می‌کنند! وظیفه “دیو”، یادآوری کارهای افراد در طول
هفته است. نقش هر فرد مثلا مدیر و یا منشی جلسات به صورت گردشی بین اعضا تغییر کند تا پیگیری‌های مدام یک نفر جنبه دلخوری و
شخصی ایجاد نکرده و باعث سوء تفاهم و دلزدگی و روزمرگی نشود…..
