خلاصه درس انعطاف پذيري در شرايط پيچيده و مبهم
مازیار میر
بعنوان یک مدیر و مشاور مدیریتهمیشه مدل انعطاف پذیری سازمانی را الگویی برای تمام فصول و الگویی مقدس نام نهاده و از آن یاد می کنم نکاتی مهم و بسیار راهبردی و در
عین حال کاملا حیاتی که در کشور ما و توسط مدیریت ارشد و میانی کاملا به بوته فراموشی سپرده شده است
در این کارگاه اموزشی قصد دارم در ابتدا شما را با مدل انعطاف پذیری سازمانی آشنا کنم و سپس به سراغ شرایط پیچیده و مبهم و سخت برویم و نگاهی تازه به این مهم
داشته باشیم.
چرا برخی افراد در برخورد با عوامل استرس زا انعطاف پذیری خاصی دارند، خود را نمی بازند ، بی قرار نمی شوند، و داستان های ذهنی درست نمیکنند ، ولی بعضی دیگر
برای مقابله با چنین عواملی کاملا گیج وسردر گم می شوند؟
مشکل دارند؟
همه ما کم و بیش مشکلاتی داریم…. اما آن چه مهم است تاب و تحملی است که ما در چنین روزهایی از خود نشان می دهیم؛
اینکه چقدر دست و پای مان را گم میکنیم و مشوش میشویم ، یا بدون دستپاچه شدن ، سعی می کنیم برای هر چالش جدیدی راهکار پیدا کنیم.
این قدرت از درون خود ما سرچشمه می گیرد و با یکی از ویژگی های مهم روانی به نام «انعطاف پذیری» ارتباط پیدا می کند.
انعطاف پذیری به معنای توانایی مقابله با شرایط دشوار و پاسخ انعطاف پذیر به استرس های زندگی است.
انعطاف پذیری ، مشکلات زندگی را کم نمی کند، بلکه به افراد قدرت می دهد تا با جریان زندگی حرکت کنند.
انعطاف پذیری توانایی سازگاری موفقیت آمیز با شرایط استرس زا و چالش برانگیز است.
انعطاف پذیری نقش حیاتی در سلامت روانی افراد دارد و به صورت توانایی فرد در سازگاری با یک موقعیت غیر منتظره ،تهدیدآمیز یا آزاردهنده تعریف می شود.
انعطاف پذیری ظرفیت گذشتن از دشواری پایدار و ترمیم خویشتن است.
این ظرفیت می‌تواند به فرد کمک کند پیروزمندانه از رویدادهای ناگوار زندگی بگذرد و با وجود قرار گرفتن در معرض تنش های شدید، شایستگی های اجتماعی، تحصیلی و
شغلی خود را ارتقاء ببخشد و متمایز شود.
ویژگی های افراد انعطاف پذیر چیست؟
۱– احساس ارزشمندی:پذیرفتن خود به عنوان فردی ارزشمند، احترام قائل شدن برای خود و توانایی های خود، سعی در شناخت نقاط مثبت خود و پرورش دادن آنها و از طرف دیگر شناخت نقاط ضعف و کتمان نکردن آنها.
۲ – مهارت حل مسئله:
افراد انعطاف پذیر ذهنیتی تحلیلی – انتقادی نسبت به توانایی های خود و شرایط موجود دارند، در مقابل شرایط مختلف انعطاف پذیرند و توانایی شگفت انگیزی در پیدا کردن راه حل های مختلف درباره یک موقعیت یا مسئله خاص دارند.
۳ – مهارت های اجتماعی:
افراد انعطاف پذیر مهارتهای ارتباط با دیگران را خیلی خوب آموخته اند.
آنها می‌توانند در شرایط سخت هم شوخ طبعی خودشان را حفظ کنند، با دیگران صمیمی شوند و در مواقع بحرانی از حمایت اجتماعی دیگران بهره ببرند، ضمن اینکه می توانند سنگ صبور خوبی باشند.
۴ – خوش بینی:
اعتقاد راسخ به این که آینده می‌تواند بهتر باشد و احساس امید و هدفمندی، از ویژگی‌های دیگر افراد انعطاف پذیر است.
این افراد باور دارند که می‌توانند زندگی و آینده خود را کنترل کنند.
۵ – همدلی:
افراد انعطاف پذیر توانایی برقراری رابطه توأم با احترام متقابل با دیگران را نیز دارند.
حال بهتر است به سراغ مدل انعطاف پذیری سازمانی برویم
مدل انعطاف پذیری سازمانی که توسط ولبردا استاد مدیریت استراتژیک در دانشگاه اراسموس روتردام هلند، طراحی شده است، مدیریت را در راستای درک و شناسایی انواع
مختلف انعطاف پذیری و ایجاد و حفظ سازمان‌های انعطاف پذیر هدایت می‌نماید.
پایان‌نامه دکتری ولبردا در سال ۱۹۹۲ منتشر شد و جایزه مدیریت استراتژیک ایگور انسوف در سال بعد به آن اهدا شد. منطق او برای مطالعه انعطافپذیری سازمانی، ارائه یک ترکیب
از بسیاری از روش‌های جایگزین برای انعطافپذیری بود. انعطافپذیری تا اواخر دهه ۱۹۸۰ به یک موضوع بسیار محبوب در کسب‌وکار تبدیل شده بود، چراکه به‌عنوان یک پاسخ مؤثر
به چرخه‌های کوتاه‌مدت محصول و افزایش چندبخشی شدن تقاضای بازار در نظر گرفته‌شده بود، اما این مفهوم فاقد پایه نظری محکم بود. پس از بهره‌وری در دهه ۵۰ و ۶۰ و کیفیت
در دهه ۷۰، اوایل دهه ۱۹۸۰ انعطافپذیری سازمانی به‌طور گسترده به‌عنوان موج سوم رقابت مورد توجه قرار گرفت.
مرور نظری که شامل حوزه‌های تحقیقاتی مانند استراتژی شرکت، روابط سازمانی-محیطی، یادگیری سازمانی، نوآوری و کارآفرینی بود، نشان داد که انعطاف پذیری، پارادوکسی بین
حفظ و تغییر را نشان می‌دهد. سازمان‌ها از یک‌سو تلاش میکنند تا رویه‌های فعلی به طور کامل مورد استفاده قرار گیرند، اما از سوی دیگر به توسعه مهارت های جدید به‌طور پویا
نیاز دارند.
مدل انعطافپذیری سازمانی شامل پنج بلوک ساختمانی می‌باشد. سه نیروی آن، چگونگی حل‌وفصل پارادوکس انعطاف پذیری را تعیین می کند: قابلیت‌های مدیریتی، طراحی
سازمانی و تأثیر تغییر نیروهای رقابتی. مدیریت، انعطافپذیری فعلی را شکل می‌دهد. شرایط سازمانی توان بالقوه انعطافپذیری را تعیین می‌کند و نیروهای رقابتی تعیین میکنند
که چه چیزی موردنیاز است. سطح غیرقابل انعطاف تعیین می‌کند که چقدر سریع می‌توان در طول زمان، ترکیب انعطافپذیری را تنظیم کرد. در پاسخ به اینکه چگونه این جنبه‌های
انعطافپذیری با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند، سازمان‌ها شکل‌های مختلف سازمانی را در زمان ایجاد میکنند.
قابلیت‌های مدیریت
چالش مدیریت انعطاف پذیری مربوط به ایجاد تعداد کافی و ترکیب کافی از رویه‌های افزایش انعطافپذیری است تا سازمان بتواند با مسائل به‌موقع و مؤثر مقابله کند. مدل
ولبردا شامل شش نوع روش کنترل در این ترکیب انعطافپذیری می‌باشد. او با تمایز بین روش‌های داخلی و خارجی شروع می‌کند. رویه‌های داخلی بر سازمانی تمرکز دارد که تلاش
می‌کند تا با محیط خود سازگار شود. رویه‌های خارجی به‌عنوان ظرفیت مدیریتی برای تأثیر و کنترل این محیط تعریف می‌شود. در هر دو دسته رویه‌های داخلی و خارجی، سه نوع
انعطافپذیری شناسایی شده است:
انعطاف پذیری سازمانی
تغییرات مکرر، کوچک و کوتاه‌مدت مربوط به فعالیت‌های عملیاتی می‌باشد. این‌ها باید متناسب با حجم و ترکیب فعالیت‌ها بدون تأثیر اساسی بر رابطه بین سازمان و محیط آن تأثیر
بگذارد. هدف، ایجاد یک تناسب کامل بین سازمان و محیط آن از طریق مجموعه‌ای از روتین‌ها که به‌خوبی تعریف‌شده است، می‌باشد.
انعطاف پذیری ساختاری
توانایی مدیریت برای سازگار کردن ساختار سازمان و تصمیم گیری و فرآیندهای ارتباطی آن به‌منظور مطابقت با تغییرات در محیط یا ایجاد تغییر در ساختار محیط.
انعطاف پذیری استراتژیک
اشاره به رویه‌های کنترل دارد که باید با اهداف سازمان یا محیط آن مرتبط باشد. این مورد به‌ندرت اتفاق می‌افتد و تنها در شرایطی است که تغییرات ناآشنا هستند و نتیجه آن
به‌طور بالقوه تأثیر زیادی دارد. به‌عنوان مثال پلتفرم‌های تکنولوژی جدید، پرتفولیوی بازار-محصول جدید و یا قوانین جدید که چشم‌انداز رقابتی را به‌طور چشم‌گیری تغییر می‌دهد.
پاسخ‌های معمولی برای مقابله با این مشکل کاربرد ندارد. اطلاعات بر اساس تعریف نرم و فازی هستند.
ترکیب این انعطاف‌پذیری‌ها، انعطافپذیری واقعی سازمان را تشکیل می‌دهد.
طراحی سازمان
طراحی سازمان شامل پتانسیل انعطاف پذیری سازمانی می‌باشد. این موضوع شکل و محتویات ترکیب انعطاف پذیری واقعی را محدود می‌کند. انعطافپذیری بالقوه نیاز به تغییر
در دو حالت دارد: هنگامی‌که ترکیب انعطافپذیری موردنیاز، خیلی کوچک است، یک تلاش جهت طراحی مجدد با هدف از بین بردن شرایط سازمانی انجام شود، یا وقتی‌که ترکیب
انعطافپذیری موردنیاز، خیلی بزرگ است، توجیه عقلی برای پیش‌گیری از هرج‌ومرج ضروری است. ولبردا سه مؤلفه اصلی که بر انعطاف پذیری بالقوه تأثیر می‌گذارد را شناسایی
کرد. سه بخش به‌طور مستقل عمل میکنند، اما در طول زمان بر یکدیگر تأثیر می‌گذارند.
فناوری
فناوری سازمانی، ورودی‌ها را به خروجی تبدیل می‌کند و شامل سخت‌افزار مانند تجهیزات، نرم‌افزار و همچنین مهارت و روش مؤلفه. پیکربندی سخت‌افزار و نرم‌افزار نیز موردتوجه
قرار گرفته است. تکنولوژی از حالت تکراری به غیرتکراری متغیر است.
ساختار
ساختار سازمانی از طریق توزیع سلسله مراتبی مسئولیت‌ها و اختیار، سیستم‌های برنامه‌ریزی و کنترل و همچنین هماهنگی و تصمیم‌گیری غیررسمی شکل می‌گیرد.
فرهنگ
فرهنگ سازمانی، سیستمی از ایده‌ها است که در میان اعضای سازمان به اشتراک گذاشته می‌شود و می‌تواند از محافظه‌کارانه تا نوآورانه باشد.
چالش مدیریتی این است که شرایط مناسب تکنولوژیکی، ساختاری و فرهنگی را برای ایجاد یک انعطافپذیری بالقوه که بتواند ترکیب انعطافپذیری لازم را به دست آورد، فراهم
کند.
تغییر نیروهای رقابتی
آشفتگی در محیط سازمان تعیین می‌کند که آیا ترکیب انعطافپذیری بالفعل کافی است یا انعطافپذیری بالقوه سازمان. اگر محیط پایدار باشد، انعطافپذیری کم کافی است.
محیط به چهار سطح تقسیم می‌شود:
سطح آشفتگی با استفاده از سه زیرمجموعه تعیین می‌شود:
پیچیدگی – شامل هر دو تعداد عناصر در محیط و همچنین سطح ارتباطات داخلی است.
پویایی – مربوط به هر دو نرخ تغییرات در محیط و نیز شدت تغییر است.
غیرقابل‌پیش‌بینی بودن – مدیریت می‌تواند تغییرات را پیش‌بینی کند زمانی که آنها به‌صورت خطی یا چرخه‌ای اتفاق می‌افتند و نیاز به انعطاف
پذیری را کاهش می‌دهند. پیش‌بینی آینده زمانی سخت‌تر می‌شود که اطلاعات به‌واسطه چشم‌پوشی مدیریت یا عدم دسترسی ساده، مبهم است.
سه بعد دارای اهمیت برابر نیستند. پیش‌بینی پذیری بیش‌ترین وزن و پیچیدگی کمترین وزن را دارد. مؤلفه محیطی، انعطافپذیری موردنیاز را تعیین می‌کند.
تکامل‌پذیری
تکامل‌پذیری شامل ایجاد، ادغام و استفاده از رویه‌های انعطافپذیری در یک روش انعطاف‌پذیر است یا چطور یک سازمان می‌تواند در ترکیب انعطافپذیری، رویه‌های جدید را توسعه
دهد و یا رویه‌های موجود را حذف کند؟ تکامل‌پذیری بیان می‌کند چطور یک تناسب خوب بین محیط و سازمان می‌تواند حفظ شود.
شکل‌های سازمان
ولبردا چهار شکل استفاده از ترکیب انعطافپذیری و قابلیت کنترل را شناسایی کرد: سازمان سفت‌وسخت، برنامه‌ریزی‌شده، انعطاف‌پذیر و بینظم. با استفاده از این انواع ایده‌آل،
دو مسیر تغییر به وجود آمدند:
روند روتین‌سازی
هر سازمان جدید به‌عنوان یک سازمان بینظم شروع به کار می‌کند که می‌تواند از طریق تمرکز استراتژیک به یک سازمان انعطاف‌پذیر تبدیل شود. توانایی مدیریت برای پردازش
اطلاعات و محیط اجازه می‌دهد تا روش‌های بیشتر و بهتر برای کاهش احتمال تغییرات اساسی و افزایش قابلیت پیش‌بینی رفتار سازمان ایجاد شود.
روند احیا (تجدید حیات)
از طریق فرایند احیای حرفه‌ای که بر رفع سنت‌ها و سیاست محافظه‌کاری تمرکز می‌کند، یک سازمان می‌تواند شروع به کار کند و از یک سازمان سخت به یک سازمان
برنامه‌ریزی‌شده توسعه یابد. احیای کارآفرینی که شامل رهبری توسط کارآفرینان، حذف مقررات فرایند و معرفی فرم‌های سازمان ساختاریافته‌ی آزادانه می‌باشد به سازمان امکان
می‌دهد تا از یک مرحله برنامه‌ریزی‌شده به مرحله انعطافپذیری مهاجرت کند. و به‌این‌ترتیب، بی‌توجهی استراتژیک می‌تواند یک سازمان را به حالت آشفته تبدیل کند.
