اصول سرپرستی 11

اصول سرپرستی

به عنوان یک مدرس و مشاور وکسب و کار همیشه جای خالی اصول سرپرستی را در میان کارافرینان خالی میبینم و یا عدم اشراف یه این مطالب مهم و تاثیرگذار و کلیدی که فصل مشترک بین شکست و یا موفقیت هستند این سلسله مقالات به تمامی ابعاد مبانی پایه و اصولی اصول سرپرستی می پردازد.

اصول کنترل

هنگامی که یک سیستم خواه یک سیستم مکانیکی و خواه یک سازمان بازرگانی,در جهت هدف های خاص به حرکت در می آید,ممکن است اتفاق افتد که در جهت دور کردن سیستم از هدف خود باشد.فرایند کنترل توفیق آمیز,فرایندی است که اثر لازم جهت تصحیح سیستم مورد نظر را قبل از آن که انحرافات جنبه جدی یابد بر جای می گذارد.

تعریف کنترل

کنترل فرایندی است برای حصول اطمینان از این که عملیات یا اقدامات واقعی با عملیات پیش بینی شده و برنامه ریزی شده

همانند است.به عبارت دیگر کنترل,فراگردی است که از طریق آن عملیات انجام شده با فعالیت های برنامه ریزی شده تطبیق داده می شوند.

فراگرد کنترل

فراگرد کنترل شمال چهار مرحله اساسی به شرح ذیل می باشد:

• عیین استاندارد یا ضابطه ی عملکرد
• سنجش عملکرد در برابر استاندارد
• تشخیص انحرافات و تحلیل علل آن ها
• اقدامات اصلاحی انواع کنترل
• کنترل آینده نگر یا قبل از انجام عملیات
• کنترل زمان وقوع یا در حین انجام عملیات
• کنترل گذشته نگر یا بعد از انجام عملیات روش های کنترل

-تدابیر سنتی – کنترل از طریق بودجه -تجزیه و تحلیل نقطه سر به سر -نمودار گانت

-فنون تجزیه و تحلیل شبکه

فن بازنگری برنامه PERT

شبکه پرت نمودار گردش کاری است که توالی فعالیت های مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه را نشان می دهد و معمولا برای کنترل پروژه های بزرگی که مستلزم هماهنگی داده های بسیاری است استفاده می شود.

برای استفاده از شبکه پرت مدیر باید:

• فعالیت هایی را که باید اجرا شوند معین کند
• توالی فعالیت ها را مشخص کند
• زمان مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت را تعیین کند
• شبکه را ترسیم کند
• بلندترین مسیری را که در شبکه برای تکمیل پروژه وجود دارد معین کند برای درک چگونگی تشکیل شبکه پرت ابتدا باید سه مفهوم اساسی زیر شناخته شوند:

۱-رویداد ۲-فعالیت ۳-مسیر بحرانی زمان مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت

برای برآورد زمان مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت سه زمان به شرح زیر برآورد می شود:

• زمان خوش بینانه(TO): یعنی مدت زمان آرمانی برای تکمیل یک فعالیت
• زمان محتمل(TM): یعنی مدت زمان معمول برای تکمیل یک فعالیت
• زمان بدبینانه(TP): یعنی بدترین شرایط زمانی برای انجام یک فعالیت برای محاسبه زمان مورد انتظار)TE( باید از فرمول زیر استفاده شود:

(TM+TP=TE4TO+(/6  C.P.M روش مسیر بحرانی

این روش که در برنامه ریزی و کنترل استفاده می شود؛خاص طرح هایی است که اطلاعات کافی از زمان و هزینه اجرای آن در اختیار باشد.

از روش پرت در برنامه ریزی های وسیع  همواره با موقعیت عدم اطمینان روبرو هستند استفاده می شود,در صورتی که روش مسیر بحرانی در طرح ها و فعالیت های روزمره کاربرد دارد.

سرپرست چه نقشی در فرایند کنترل دارد؟

سرپرست دو کار اساسی را در فرایند کنترل انجام می دهد:

• مشابه یک قاضی عمل می نماید و با نظارت بر رویدادهای واحد خود تحقق واقعیت عملکرد را بر مبنای برنامه مشاهده می کند,سپس این مشاهدات را با معیارهای پیش بینی شده در اهداف تنظیم شده در فرایند برنامه ریزی مقایسه می کند
• در نقش حل مسئله و برنامه ریزی نه تنها باید تشخیص دهد که چرا نتایج پایین تر از استانداردها هست.بلکه باید شرایط را اصلاح نموده و نتایج را به سطح مورد نظر برساند.

اصول سرپرستی

مفهوم و اهمیت کنترل

کنترل یکی از وظایف اساسی مدیریت و سرپرستی است که با سایر وظایف سرپرست در ارتباط میباشد. فقط با کنترل است که برنامه ریزی به صحت پیش بینی خود پی خواهد برد. هیچ برنامه ای بدون کنترل بدرستی اجرا نمیشود و کنترل نیز بدون وجود برنامه مفهوم و معنی پیدا نمیکند.

فرآیند کنترل

کنترل را میتوان طی چهار مرحله انجام میداد:

مرحله اول: تعیین استاندارد یا ضابطه برای کنترل عبارتند از:

1. استانداردهای کمی: مانند استانداردهای هزینه، درآمد، سرمایه و برنامه
2. استانداردهای کیفی: بر کیفیت تولید یا خدمات نظر داشته و مطلوبست آنها را تعیین میکند.
3. استانداردهای مختلط: ترکیبی از استانداردهای کمی و کیفی میباشد و به وسیله آن میتوان خدمات یا تولید مورد نظر را از نظر جنبههای کیفی و کمی مورد بررسی و کنترل قرار داد.

مرحله دوم: سنجش عملکرد استانداردها:

عبارتند از:

1. روش نمونهگیری: زمانی که تولید زیاد باشد و نتوانیم تمام آحاد محصول یا خدمت را بررسی کنیم با انتخاب تعدادی بصورت تصادفی و مقایسه آنها با استانداردها بر اتمام کار نظارت میکنیم.
2. روش مشاهده و بحث غیررسمی
3. روش پیشبینی: پیش بینی اغلب به عنوان سیستم اندازه گیری نتایج احتمالی عملکرد به کار میرود.
4. روش گزارشات: گزارشات کتبی به همواره توضیحات شفاهی میتواند به عنوان سیستم اندازه گیری به کار رود.

مرحله سوم: تشخیص انحرافات و تحلیل علل آنها:

مقایسه نتایج عملیات یا استانداردها، منجر به تشخیص انحرافات میشود. برای این مقصود مدیر کنترل باید به نقاط استثنایی توجه نماید. اندازه گیری نتایج در نقاط استراتژیک کاربرد اصل استثناء را نشان میدهد که منظور از آن تمرکز توجه مدیریت به موقعیتهایی است که از استاندارد انحراف پیدا کرده اند

اصول سرپرستی

مازیارمیرمشاورکسب وکار

مازیار میر مشاور و تحلیلگر

مطالعات بیشتر:

خلاصه کتاب اصول سرپرستی

اصول سرپرستی ۱

اصول سرپرستی ۲

اصول سرپرستی ۳