لطفا و حتما مقاله مذاکره به شیوه استیو جابز را مطالعه فرمائید

تمرکز بر  فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی شامل همان چیزی است که کارمندان از لحظه‌ی اول ورود به سازمان تجربه می‌کنند. اگر خواهان جذاب‌تر شدن فرهنگ سازمانی برای کارکنان خود هستید، ابتدا باید اهداف و چشم‌اندازهای شرکت را در نظر بگیرید. کارکنان شما تا چه حد با اهداف سازمانی آشنا هستند؟ آیا اهداف، مأموریت و چشم‌انداز شرکت به طور کامل در محیط کار مشخص شده است؟ اگر کارکنان از ارزش‌های سازمانی شما آگاه و آنها را درک کرده باشند، ۵۱ برابر تمایل بیشتری به مشارکت در کارها از خود نشان می‌دهند.

فرهنگ سازمانی باید در طول زمان به طور طبیعی تکامل یابد و ابتدا توسط کارکنان هدایت می‌شود. این به معنای مرور فرآیند استخدام شما برای تعیین میزان موفقیت فرهنگ سازمانی در مصاحبه‌ی اولیه است. بسیاری از مهارت‌ها قابل یادگیری هستند اما شخصیت یک فرد معمولا تغییر نمی‌کند. استخدام برای تکمیل نیرو و آماده کردن فرصت‌های توسعه شغلی باقی‌مانده صورت می‌گیرد.

سرمایه‌گذاری روی فرهنگ سازمانی و برنامه‌های توسعه‌ی حرفه‌ای برای کارمندان بیان‌گر این حقیقیت است که شما به وقت و تخصص آنها توجه دارید. مدیریت روابط کاری مانند ازدواج، مشکل به نظر می‌رسد اما اگر تلاش کنید، نتیجه‌ی آن را خواهید دید و بعد از آن در مورد کارتان می‌گویید که «ما یک خانواده‌ی بزرگ و شاد هستیم.

در کسب و کار، روابط نقش مهمی بازی می کنند. وقتی با آدم های موفق صحبت می کنیم
آنها دلیل موفقیت شان را در نوع رابطه و اعتمادی می دانند که بین شرکاء و دوستان برقرار کرده اند.حقیقتاً ایجاد روابطی خوب که منجر به تجارتی موفق گردد، کار مشکلی نیست. این کار به یک تنظیم ذهنی نیاز دارد. یعنی می بایست مترصد امکانات باشید و در عین حال به اعمالتان آگاه باشید. می توانید موانعی که در مسیر گسترش روابط مورد نیازتان پیش می
آید از میان بردارید.

با افراد به طور مستقیم ارتباط برقرار کنید. مسئولیت برقراری ارتباط را برعهده دیگران نگذارید و از واسطه کردن دیگران پرهیز کنید.در کسب و کار، ( روابط ) نقش مهمی بازی می کنند،همه ما این موضوع را می دانیم اما اغلب آنقدر درگیر مسائل روزانه می شویم که به بهترین راه های ممکن برای ایجاد ارتباط فکر نمی کنیم.ما با چند تن از کسانی که توانسته اند روابط بسیار موفقی ایجاد کنند،گفتگویی داشته ایم تا یاد بگیریم روش آنها چیست و این نوع ارتباط چگونه به آنها کمک کرده است.

به نیازهای دیگران توجه کنید

همه می دانند که هدف از تلاش برای ایجاد ارتباط،در نهایت این است که بتوانیم با هم و در کنار هم کارکنیم،اما برای رسیدن به چنین هدفی می بایست ( توجه به دیگران ) را سرلوحه تلاش خود قرار دهیم.جری ایکاف ( Jerry Acuff) یکی از نویسندگان کتاب «مرز ارتباطات تجاری» در این باره می گوید: “”باید دقت کنید که دیگران برای چه چیز ارزش قائلند”” .
به اعتقاد وی،کلید دست یافتن به چنین چیزی در «صبور بودن» و «کنجکاو بودن» است.مدیر یک شرکت دیگر اظهار می دارد : برای پی بردن به این نکته که هنگام کار با دیگران چگونه می توان رابطه ای موفق برقرار کرد،می بایست زمان صرف کرد.کافی است،به حرفهای آنها توجه کنیم،آنگاه به خوبی درخواهیم یافت که به چه چیز نیاز دارند.

با دیگران تبادل نظر کنید

پی بردن به اینکه چه عاملی در افراد انگیزه ایجاد می کند نکته ای مهم است اما بلافاصله پس از آن باید بتوانید اعتماد ایجاد کنید.به اعتقاد «ایکوف» بهترین روش این است که با حالتی خستگی ناپذیر،ثابت قدم و قابل پیش بینی گام بردارید یعنی نشان دهید آنقدر ارزشمند هستید که دیگران بخواهند با شما ارتباط برقرارکنند.اما برای آنکه از نظر دیگران شخصیتی خود شیفته ( از خودراضی ) به نظر نرسید بهتر آنست که قبل از انجام هر کاری دیگران را در ایده های خوب خود سهیم کنید.
جان پالومبو ( John palumb ) رئیس شرکت بازاریابی DVC در این باره می گوید:«هرگاه کسی را ملاقات می کنم، اگر نکته آموزشی مفیدی را به او نگویم، کارم را به درستی انجام نداده ام ،حال چه او برای حرف من اهمیت قائل باشد چه نباشد فرقی نمی کند».او همیشه به افرادی که در دایره شغلی اش هستند فکر می کند و سپس آنها را به سوی
ابراز مشتاقانه عقاید و نقطه نظرات هدایت می کند.پالومبو می گوید: «متاسفانه اکثر مردم به حرف های هم گوش نمی دهند درحالیکه چه بسیار برایم پیش آمده که به خاطر توجه به حرف های دیگران توانسته ام از علایق آنها مطلع شوم و بر اساس آن گام بردارم.ممکن است به چیزی برخورد کنم و فکر کنم آها! در شرکت فلانی از این خوششان می آید،زیرا در ملاقاتی که با هم داشته ایم به حرف هایشان گوش کرده ام اغلب مردم حتی این کار را هم نمی کنند.»

ارتباط موثر 

واقعاً این کار نه زمان زیادی لازم دارد و نه پول بیشتری یکی از اعضای هیئت مدیره یک بخش سرمایه گذار در تجارت کالای مصرفی به نام اندروویتمن (Andrew Whitman ) ضمن دیدار از نمایشگاههای بازرگانی مربوط به صنعت  غذا،یادداشت هایی برای ارایه به همکارانش برداشت.  بعدها روزی با یک عضو هیئت رئیسه که از رقبای سرسختش به شمار می رفت صحبت می کرد و  وقتی متوجه شد که آن فرد نتوانسته از آخرین نمایشگاه دیدن کند،یادداشت هایش را در اختیار او گذاشت.
از آن پس این عمل “وتیمن” به عنوان یک عمل ارزنده در تقویت روابط تجاری رواج پیدا کرد.ویتمن اعتقاد دارد:« اطلاعات مربوط به کار من انحصاری و سری نیست و من آنرا به هر کسی که به آن اطلاعات نیاز داشته باشد ارسال می کنم چرا که این راه خوبی برای تماس برقرارکردن با افراد است.  او می گوید: ۵۰درصد از افرادی که آن اطلاعات را دریافت می کنند یادداشت هایی برایم  می فرستند بدین ترتیب،متقابلاً، نظرات جالبی به دستم می رسد و همین امر باعث تعمیم  و زایش بحث های مهم حرفه ای ( فی مابین همتایان تجاری ) در مورد اوضاع جاری این
صنعت می شود.

 موقعیتها را بسرعت دریابید

شما می بایست پیوسته در این فکر باشید که چگونه و کجا می توانید روابطی را ایجاد و آنها را تقویت کنید.یعنی از هر فرصتی مثل نوشیدن
چای،صرف ناهار و شام و یا هر نوع ارتباط و تماسی که در مسافرت ها دست می دهد استفاده کنید و گرنه مجبور خواهید بود راه دور و درازی را برای رسیدن به این هدف طی کنید. زمانی که رئیس شرکت مشاوره شروود ( Sherwood ) به نام مارتین پیچنسون ( Martin Pichinson ) از مقرش در لوس آنجلس در تلاش برای گسترش روابط تجاری اش با شرکت  سیلیکون Silicon Valley بود از هر موقعیتی برای تماس با همتایان تجاری اش به سرعت استفاده می کرد.

آری او می گوید:

وقتی کسی تلفن می کرد ومی گفت که احتمال دارد با من معامله ای داشته  باشد و از من وقت ملاقات می خواست،صبح روز بعد در محل آنها حاضر می شدم و فرصت را  از دست نمی دادم،یعنی با پرواز ۵ صبح حرکت می کردم و ساعت ۸برای صرف صبحانه در آن اداره بودم.
به اعتقاد وی،می بایست هر موقعیتی را به سرعت تأیید وگرنه رقبا این کار را خواهند کرد.
موقعیت های از دست رفته بزرگترین مایه تأسف و اندوه یک رئیس یا مؤسس به شمار می روند. « کریگ دانولف» که در رأس یک شرکت تجاری بازاریابی کامپیوتری است از اینکه نتوانست  از موقعیت هایی که در«Icat»بدست آورد استفاده کند،هنوز احساس تأسف می کند. ( آیکات، یک شرکت تجاری معتبر نرم افزای بود که دانولف در سال ۱۹۹۸ آنرا به Intel فروخت ). دانولف می گوید:« آنوقت ها من حتی پیر امیدیار ( Pierre omidyar ) از ( Ebay ) را  گاهی در کنفرانسها می دیدم و ما برای دقایقی با هم صحبت می کردیم. » اما دانولف هیچگاه فراتر از آن برخوردهای رسمی پیش نرفت.
او می گوید:« من به دنبال دولت یابی نبودم و گرنه همه زمینه ها برای ایجاد ارتباط  مهیابود و با اندکی سعی می توانستم دوستانی داشته باشم و این دوستی می توانست برای آیکات هم سودمند و مفیدباشد ولی آنموقع هیچ دلیلی برای اینکار نمی دیدم. اغلب در روز ملاقات با افراد با آنها صحبت می کردم اما بعد از آن همه درگیر زندگی می شدیم و سرمان مشغول کار خودمان می شد و سراغی از هم نمی گرفتیم »

ویژگیهای حرفه ای خود و دیگران را بشناسید

حقیقتاً ایجاد روابطی خوب که منجر به تجارت موفقی گردد،کار مشکلی نیست. این کار به یک تنظیم ذهنی نیاز دارد یعنی می بایست مترصد امکانات باشید و در عین حال به اعمالتان آگاه باشید می توانید موانعی را که در مسیر گسترش روابط مورد نیازتان پیش می آید، از میان بردارید.
«جیمز تام » نویسنده کتاب مشارکت بنیادی در این باره می گوید:به رفتارتان نگاه کنید و بازتاب آنرا بسنجید. او می گوید: رفتارهای دفاعی که ممکن است مانع پیشرفت شما باشند را شناسایی کنید مثلاً احتمال دارد وقتی که وحشتزده و ترسان می شویم یا دیگری  را غرق در اطلاعات کنیم یا در سکوت فرو رویم که این می تواند یک اخطار اولیه باشد.
وقتی چنین رفتاری را در خود تشخیص دادید خواهید توانست اقداماتی را بعمل آورید آنگاه یا لازم است که آهسته تر پیش روید یا می بایست برای خنثی کردن آن رفتار هر کاری از دستتان برمی آید بکنید.
با افراد مستقیماً ارتباط برقرار کنید.یا مسئولیت برقراری ارتباط را بر عهده دیگران  نگذارید یا از واسطه کردن دیگران پرهیز کنید. وقتی دانولف از آیکات بیرون آمد این اطمینان را داد که شخص دیگری از عهده ایجاد  روابط کلیدی برخواهد آمد اما ترجیح می داد که آن شخص هر کسی غیر از خود او باشد.دانولف می گوید:افراد زیادی در اطرافم بودند که شخصیت جذاب تری از من داشتند و من مطئمن بودم که یکی از آنها می توانست ارتباط خوبی با بقیه برقرارکند، به همین دلیل از همه می خواستم که برای ایجاد روابط دوستانه سراغ فرد دیگری بروند.
ولی از آن زمان تا کنون دانولف تغییر کرده و می گوید:حالا برای ارتباط برقرارکردن،تلاش بیشتری می کنم و دیگر مثل گذشته پرشتاب عمل نمی کنم حالا به دیگران Emailهایی می زنم تا آنها را از یاد نبرم.
هر چند چنین ارتباطی خیلی قوی و پررنگ نیست اما مفید است،خب به هر حال هر کسی مشغله ای دارد و نیازی به رفتار دراماتیک نیست.

ارتباط موثر برقرار کنید 

هیچگاه فکرنکنید که برقراری ارتباط از طریق شبکه می تواند مانند ارتباط رودررو مؤثر باشد. به گفته ویتمن، متأسفانه ارتباطات شبکه ای برای خیلی ها هدف شده است.
او می گوید:« ارتباط گران شبکه ای بیکارانی هستند که قبلاً بیکار نبوده اند،همه  شبکه را به هم توصیه می کنند ولی آنها در شبکه چه می کنند؟ آنها مرتباً افرادی که هیچوقت با آنها صحبت نکرده اند، فرا می خوانند و همه حرفشان یا «من» ، «من» ، «من» است، یا «به کمکت احتیاج دارم» ، ولی چنین کاری ایجاد ارتباط نیست بلکه نوعی چاپلوسی و تن آسایی است. »

هیرگز مأیوس نشوید 

حفظ رابطه در تجارت مثل حفظ رابطه در مدرسه نیست.یعنی در تجارت ممکن است با وجود آنکه طی سالها دلیلی برای صحبت با کسی نداشته اید، بتوانید ارتباطی را دوباره آغاز کنید.دانولف می گوید: من اخیراً Email هایی به فرد ویلسون نائب رئیسی که سالها قبل او را  کنار گذاشته بودم،زدم. او مرا به خاطر آورد و ما ارتباطمان را از سرگرفتیم. حفظ  ارتباط به مایجتاج زیادی نیاز ندارد.

ارتباطات و مدیریت

۱٫ فرآیند ارتباطات 

مفهوم ارتباطات، در مدیریت چیست؟

ارتباط کارکنان، روندی مداوم بوده و مستلزم وجود مهارت در ارسال و دریافت پیام است. واژه ارتباطات به مفهوم انتقال اطلاعات از یک فرد به فردی دیگر و درک آن، توصیف شده است. این فرآیند به عنوان مسئولیت یک مدیر، گاهی اوقات ((ارتباطات کارکنان)) نامیده می شود.
هر چند که فرایند ارتباطات بین مدیران با یکدیگر و نیز بین مدیران میانی و مدیر ارشد نیز از اهمیت مشابهی برخوردار است. واژه ارتباطات به ندرت برای توصیف ابزارهای الکترونیکی و مکانیکی انتقال و در یافت اطلاعات مثل: روزنامه، نشریه خبری، چاپگرهای رایانه ای، رادیو، تلفن و فیلم های
ویدئویی به کار می رود. ارتباطات کارکنان، دارای خصوصیات و محدودیتهای فراوان اما ظریف و پیچیده ای است و به همین علت باید با دقت هدایت شود.

برای فهم بهتر دیگران چه باید کرد؟

بهتر چه کمکی می توانید به آنها بکنید؟

برای شروع، نگران مطالبی که گاه و بی گاه گفته اید نباشید. حتی میتوانید از یک کارمند بخواهید که حرفهای شما را تکرار کند. تمرین دیگر این است که کارکنان را به سئوال کردن وا دارید. این کار، نقاط ضعف و درک افراد را برای شما روشن خواهد کرد، اما بهترین توصیه این است که دقیق باشید و از بیان عبارت نارسا و به کار بردن مفاهیمی که باعث ابهام میشوند، خودداری ورزید.

به جای اینکه بگویید :

((شتاب دستگاه را کمی اضافه کن.))
بگویید :
((من میخواهم دور این دستگاه در هر دقیقه بین ۱۹۰۰ تا ۲۱۰۰ باشد.))

به جای اینکه فرمان بدهید :
((این مطلب را هر چه زودتر تایپ کن.))
بگویید :
((من تایپ شده این نامه را تا ساعت ۲ بعد از ظهر امروز احتیاج دارم )).

به این ترتیب انتظارات شما از لحاظ کمیت، کیفیت و استانداردهای زمانی دقیقاً مشخص
می شوند.

ارتباطات چگونه سازمان را فعال می کنند؟
سازمان با تامین ارتباط بین طرح ها و عملیات، فعال می شود. شما ممکن است نقشه هایی
بزرگ و کارکنان خوبی داشته باشید، اما تا هنگامی که کاری انجام نشود، در حقیقت چیزی
ندارید. بدون ارتباط مؤثر، نه انگیزش و نه رهبری کاری از پیش نمی برند. این همان
چیزی است که آغاز کننده اصلی است و نقشه ها را به تعاماًَ به اجرا در می آورد.
مدیران شایسته، ارتباط کارکنان را به خوبی می شناسند. آنها می دانند که تصورات
کارکنان از رهبرانشان به چگونگی رد و بدل کردن اطلاعات در فرآیند ارتباطات بستگی
دارد.
چنانچه کارکنان از احساسات و خواسته های شما اطلاع نداشته باشند، بهترین ایده های
مدیریتی در دنیا بی فایده است. ارتباطات خوب، به خصوص وقتی یک مدیر در حال پروش
روحیه جمعی است یا وقتی که کارکنان به واسطه تغییرات سازمانی پی در پی، یا تنگناهای
اقتصادی، احساس ناامنی و تهدید می کنند، از اهمیت زیادی برخوردار است.

منظور از فرآیند ارتباطات چیست؟
ارتباطات در مفهوم وسیع، سلسله اقداماتی است که موجب می شوند ایده ای از ذهن یک نفر
به ذهن دیگری انتقال یافته، درک شده و به اجرا درآید.
عامل اساسی در تمام ارتباطات انسانی این است سرپرست ها برای تاثیر بیشتر، باید با
کارکنان رابطه ای نزدیک برقرار سازند، نسبت به برداشتهای دیگران از اطلاعات و
عقاید، حساسیت نشان دهند و حرفهایی را که ممکن است باعث کندی روند کار شوند، به
حداقل برسانند.
این کار مستلزم آن است که مدیران مهارت بیشتری در به کار گیری کلام و نوشته (علایم
غیر کلامی که از چهره و بدن به دیگران منتقل می شود) داشته باشند.
آخرین- و نه کم ارزش ترین- توصیه این است که به مدیران توصیه می شود مهارت خود را
در دریافت اطلاعات از دیگران که لازمه آن گوش دادن مؤثر و توجه به واکنش ها و
سؤالات است، افزایش دهند.

ارتباطات و مدیریت(قسمت دوم)

برخی مردم از ((ارتباطات سه بعدی)) صحبت می کنند، منظور آنها از این عبارت چیست؟

ارتباط نباید همچون خیابانی یک طرفه باشد. برای سهولت عملیات در یک سازمان پیچیده
امروزی، ارتباطات باید به سه شیوه برقرار شود :

۱- نه تنها باید اطلاعات را از بالا به پایین (به سمت کارکنان) و از پایین به بالا
(برای مدیر) فراهم کنید بلکه کارکنان نیز باید افکار و احساساتشان را از پایین به
بالا به شما انتقال دهند.
۲- از آنجا که همکاری میان گروهی در میان مدیران میانی بسیار مهم است بنابراین باید
یک جریان افقی اطلاعات هم بین مدیران میانی وجود داشته باشد.
۳- تبادل اطلاعات با منابع خارجی نظیر : گروههای کارکنان، فروشندگان خارجی، مشتریان
وادارات دولتی نیز می باید وجود داشته باشد.

۲٫ روش های ارتباطات

یک مدیر اثربخش چگونه روش ارتباطی مورد استفاده خود را انتخاب می کند؟

مدیران اثر بخش، روش های ارتباطی خود را براساس تحلیل دقیق بر روی عوامل محیطی بر
می گزینند. این امر به وظیفه خاص و اهداف شما بستگی دارد. اگر وظیفه شما ارائه
پیامی طولانی است و یا پیام باید به صورت دائمی ثبت شود، می توانید از نوشته
استفاده کنید. از سوی دیگر اگر سرعت، عدم رعایت تشریفات و یا نفوذ شخصی اهمیت دارد،
صحبت کردن ترجیح دارد.
انتخاب دیگر مدیران، حول این محور است که آیا با کارمند یا گروه ارتباط کاملی
برقرار می شود؟ ارتباط نفر به نفر این امکان را به مدیران می دهد که ، جریان
اطلاعات را کنترل کرده و آن را هدایت کنند. در ایجاد ارتباط با جمع کارکنان یک بخش،
مدیران باید آنها را به مشارکت و توسعه مسئولیت دعوت کرده و کمک کنند که روحیه جمعی
تقویت شود.
این امر مستلزم آن است که مدیر چیزی بیشتر از یک تسهیل کننده کار باشد و به گروه
کمک کند تا مشکلات را کشف کرده و به سمت اهداف مورد نظر در جهت حل مشکلات حرکت کند.

ارتباط نفر به نفر چگونه ممکن است مؤثر و سودمند واقع شود؟

ارتباط با هر یک از کارکنان، به خصوصیات منحصر به فرد آنان بستگی دارد و برای تمامی
آنان نمی توان از روشی یکسان استفاده کرد.
اهمیت این مطلب، زمانی که روابط شما با کارکنان توسعه می یابد، بیشتر آشکار خواهد
شد. افراد دوست دارند تفاوت هایشان شناخته شده و متناسب با خودشان با آنان رفتار
شود. سرپرستان باید با توجه به این مهم، از بین روشهای گوناگون نوشتاری و گفتاری،
روش مناسبی را برای برقراری ارتباط برگزینند.

ارتباطات گفتاری :

در روش ارتباط گفتاری، شخصی که مورد خطاب قرار میگیرد به سرعت از پیام ارسال شده
آگاه میشود و سرعت، لحن صدا، حالت، حرکت بدن و خطوط چهره به طور جدی واکنش های
افراد را تحت تاثیر قرار می دهند.

۱٫صحبت های غیر رسمی :

این گونه صحبتها، اساسی ترین شیوه های برقراری ارتباط هستند. همچنین برای ارتباطات
روزانه، راهنمایی ها، تبادل اطلاعات، مرور پیشرفت کار و جلسات انضباطی و حفظ روابط
شخصی مناسب هستند. حتی اگر صحبتها خیلی خلاصه باشد، باز هم مطمئن باشید که این گونه
ارتباط، امکان تبادل دو طرفه را فراهم می آورد. همچنین، وقتی مسائل عاطفی مطرح
باشند، ارتباط چهره به چهره بر نوشتن یا تلفن کردن ترجیح دارد.

۲٫قرار ملاقات :

قرار ملاقات برای ارزیابی منظم و مرور و بررسی جلسات کار، مناسب است. جلساتی که
زمینه ساز چنین ملاقاتهایی هستند، با ارائه اطلاعات کافی و کاهش حرفهای اضافی، مفید
و مؤثر خواهند بود.
بسیاری از مدیران برای پروژه های گسترده یا به خاطر برخی کارکنان (به ویژه افراد
جدیدی که دارای مشکل بوده و یا آنهایی که زیاد مسافرت می کنند) ملاقاتهایی دائمی به
صورت روزانه (بسیارمنحصر)، هفتگی(طولانی تر) و یا ماهیانه (بسیار گسترده) برگزار می
کنند.

۳٫ارتباط تلفنی :

ارتباط تلفنی برای کنترل های فوری، انتقال و یا اخذ اطلاعات، تذکر یا اطلاع رسانی به کار می رود. در هر صورت، شخصیت تلفنی شما در بعضی مواقع واقعیت (چهره به چهره) شما را نفی می کند. بنابراین، باید طنین صدای خود را به هنگام گفت و گوی تلفنی کنترل کنید. همچنین، از آنجا که در برخی موارد، گفت و گوهای معمول تلفنی از اعتبار کافی برخوردار نیستند، گاهی باید یادداشتهایی در تایید پیام خود ارسال کنید.

ارتباطات و مدیریت۳

ارتباطات مکتوب

تمامی پیغامهای رسمی، اداری و یا طولانی که به تعداد زیادی از کارکنان مربوط شوند، باید به صورت نوشتاری تهیه می شوند. از ارتباط نوشتاری، می توان برای اصلاح ارتباط نوشتاری گذشته نیز استفاده کرد. ارتباط گفتاری خطر فراموشی پیام را در پی دارد، گاهی نادرست فهمیده و یا به خاطر آورده می شود و به همه کارکنان منتقل نمی شود.

۱٫ یادداشتهای درون سازمانی

برای ثبت غیر رسمی سؤالات یا پاسخ ها به کار می آیند. این یادداشتها هنگامی که قراراست چندین نفر پیامی طولانی را دریافت کنند، می توانند مفید واقع شوند. یادداشتها، راه ساده ای برای اطلاع رسانی به بالادستان هستند تا در هنگام استراحت آنها را مطالعه کنند. از یادداشتها نباید بیش از اندازه استفاده شود، زیرا تاثیر خود را از دست داده و مورد بی توجهی قرار خواهند گرفت.

۲٫ نامه ها

معمولاً به افراد نوشته می شوند، بیشتر از یادداشت رسمیت دارند و برای اطلاعیه های اداری، ثبت بیانیه های رسمی، ارتباطات طولانی و حتی ارتباط با مخاطبی که در دسترس است، مفید هستند. نامه ها غالباً حاوی تفکرات و عقاید موجود برای تصمیمات آتی و بوده و به عنوان بخشی از بررسی مداوم مشکلات، ارزشمند هستند.

۳٫ گزارش ها 

بیشتر از نامه ها جنبه عمومی و رسمی دارند. از گزارشها برای انتقال اطلاعات، تحلیل ها و پیشنهاد به سرپرستان و همکاران استفاده می شوند. گزارش اگر براساس مستندات و یا نتایج و مطالعات، تحقیقات دقیق تهیه شود، اثر بخش تر خواهد بود. گزارش باید با دقت ویژه ای، حقایق عینی را از حدسیات خیالی و کلی گویی ها تفکیک کند.

برای برقراری ارتباطات مؤثرتر چه کار باید کرد

جهت ارسال پیام های کوتاه و هدفمند به آن دسته از کارکنان که از لحاظ سن، جنسیت و کار، با یکدیگر مشابه هستند، می توان از روشی استفاده کرد که این روش برای پرهیز از ورود انبوهی نامه، یادداشت و اعلامیه های مفید است که تنها برای تعداد کمی از دریافت کنندگان آنها، جذابیت دارند.

اما شاید بد نباشد سرفصلهای این بخش را هم مرور کنیم

ارتباطات کلامی  

برقراری ارتباط گفتاری مؤثر با گروهها، نیازمند مهارتهایی ویژه است. هر چند که مهارت های مفید در یک جلسه، ممکن است برای جلسه ای دیگر کافی نباشند. توانایی شمابرای هدایت جلسه ای که کارکنان شما در آن حضور یافته اند به این معنی نیست که جلسه ای که توسط رئیس شما اداره می شود نیز دارای همان توانایی باشید. احتمال دارد برای برخی اختلافات شرکت کنندگان یک جلسه، مهارت زیادی از خود نشان دهید، اما هنگامی که از نظر عاطفی درگیر موضوع مورد بحث هستید، برخورد واقع بینانه بسیار مشکل تر خواهد بود.

۱٫ گردهمایی غیر رسمی 

این نوع گردهمایی ها فرصتی مناسب برای رد و بدل شدن اطلاعات مفید و مورد علاقه عموم و تحقق یکپارچگی گروه است. آنها در رویارویی چهره به چهره با یکدیگر، فرصت خوبی برای هماهنگی، فعالیت و درک متقابل خواهند داشت. اجتماع غیر رسمی کارکنان به صورت مداوم در مواقع مورد نیاز، در ابتدا یا انتهای هر روز، یا هنگام صرف ناهار یا نوشیدن چای، به صورت بسیار کوتاه برگزار می شود.

۲٫ جلسات برنامه ریزی شده 

نوعی فعالیت تقریباً رسمی تلقی می شود. اشتباه رایج در این گونه جلسات این است که دستور جلسه را بدون هماهنگی با شرکت کنندگان تعیین کنیم. اکثر شرکت کنندگان از اینکه در آماده کردن گزارشها، پیشنهادها و اطلاعات مورد نیاز، مشارکت داده شده و مورد سؤال قرار گیرند، لذت می برند.
به هر حال، یک جلسه برنامه ریزی شده اگر به درستی جهت داده شود، فوق العاده مفید خواهد بود. در غیر این صورت، باعث هدر رفتن وقت، ایجاد خصومت و دلسردی شرکت کنندگان در آینده، خواهد گردید.

۳٫ گردهمایی گروهی

این نوع جمع شدن در مورد گروه کثیری از کارکنان یا مدیران که به خاطر موضوع هایی مانند تولید محصولی جدید، اخذ تصمیم های اضطراری در مواقع بحرانی، معرفی کارکنان کلیدی و یا سیاست های جدید صورت می گیرند، به دلیل بهره گیری از موقعیت های ویژه بسیار ارزشمند هستند، اما به واسطه احساسات تند و سؤالات خصمانه ای که ممکن است مطرح شوند، به ریاست شخصی با تجربه، ماهر، صبور و پر قدرت نیاز دارند.

ارتباطات و مدیریت

ارتباط دیداری :

برقراری ارتباط نوشتاری با فرد یا گروهی از کارکنان، عموماً یک تاثیر غیر قابل پیش بینی در بر دارد. ارتباطی نوشتاری که طرحی دقیق دارد، می تواند تاثیر ویژه ای داشته باشد.

۱٫ اطلاعیه های تابلوی اعلانات :

برای اعلام پیام های طولانی و رسمی در مورد خط مشی های جدید، مناسب هستند. این اطلاعیه ها اگر با تصویر همراه باشند، در محلی نصب شوند که توجه افراد پیوسته به آنها معطوف شود، حاوی موضوعات مورد علاقه کارکنان باشند و به موقع تعویض شوند، بسیار مؤثر خواهند بود.
اکثر اطلاعیه های تابلوی اعلانات باید همراه با دیگر فرم های نوشتاری باشند. در غیر این صورت، اطمینانی وجود ندارد که توسط همه کارکنان دیده یا خوانده شوند.

۲٫ پوستر، نمایش و نمایشگاه :

این ابزارها می توانند به جلب توجه کارکنان از راه دیدن، کمک کنند. تهیه یا برگزاری آنها معمولاً پر هزینه بوده و به فضای مناسبی که به درستی آماده شده باشد، نیاز دارند. عمومی ترین موضوعات آنها، معرفی محصولات جدید، پیشرفت کیفی محصولات یا خدمات، است.

۳٫ وسایل سمعی و بصری :

فیلم، اسلاید، CD، نوار ویدئو، نوار صوتی و دیگر وسایل بصری، دارای ارزشهای بالقوه زیادی هستند و می توانند به صورتی مؤثر مورد استفاده قرار گیرند. بسیاری از این وسایل همچون فیلم، نیازمند معرفی همه جانبه و پیگیری دقیق مطالب هستند. البته استفاده از تمامی وسایل سمعی و بصری باید با آمادگی کافی، طرح و برنامه و مهارت های اجرایی توام باشد.

کدام یک از روش های ارتباطی بهتر از بقیه است؟

هر موقعیتی، به روشی متناسب، نیاز داشته و یا ترکیبی از چند روش را می طلبد. برخی از مشکلات نیازمند واکنشی فوری هستند (صحبت غیر رسمی، تلفنی یا یادداشت دستی) . بعضی کارکنان، تنها هنگامی چیزی را قبول دارند که روی کاغذ ثبت شده باشد. بنابراین ارتباط چهره به چهره با آنها باعث تلف شدن وقت است. اگر همان پیام قرار است به تعداد زیادی منتقل شود، یک یادداشت یا نشست جمعی بهترین شیوه است. در چنین حالتی، موفق ترین ارتباط توسط سرپرستان وقتی انجام می شود که :

۱- شرایطی را که با آن روبرو می شوند به سرعت تجزیه و تحلیل کنند.
۲- بسیاری از راههای حصول ایده ها، آموزشها و احساسات خود را می شناسند و به کار
می برند.

آیا یک مدیر باید از شایعات، به عنوان یک وسیله ارتباطی بهره بگیرد؟

به شایعات توجه کنید، چرا که آنها خود شیوه ای برای اطلاع از جریان امور هستند، اما به عنوان اطلاعات درست به آنها اعتماد نکنید و نگذارید اطلاعاتی از این دست وارد گروههای کاری شود، زیرا کارکنان، دیگر حتی به روشهای ارتباط رسمی شما نیز اعتماد نخواهند کرد.

شایعات،

نبود ارتباط خوب با کارکنان، هنگامی که تفاهمی در مورد مقررات داخلی وجود ندارد، وقتی که موقعیتی برای پیشرفت نیست و یا زمانی که کارکنان بازخوردی از نتایج کارشان دریافت نمی کنند، بیشتر رواج پیدا می کنند. اگر در مورد آنچه که مورد علاقه کارکنان است یا آنها را آزار می دهد سریعاً مطالبی بیان نکنید، شایعات به سرعت رشد می کنند.
در هر صورت، عمده ترین بخش شایعات، بر مبنای خبرهای ناقص، جهت گیری ها و دروغ های آشکار استوار بوده و تحقیقات نشان می دهند که حتی اگر کارکنان اطلاعات زیادی از طریق شایعه کسب کرده و از آن لذت برده باشند، اکثراً ترجیح می دهند حقایق را از سوی سرپرستان بشنوند. شما می توانید به محض بروز شایعات با آنها مقابله کنید و به این ترتیب از بسیاری از نگرانی های کارکنان جلوگیری کرده و جوی امیدوار کننده به وجود آورید و به کارکنان خود نشان دهید که از حقایق استقبال می کنید.

ارتباطات و مدیریت ۵

۳٫ ارتباطات غیر کلامی

چه نوع ارتباطاتی مؤثرتر از صحبت کردن هستند؟

پیام هایی که از طریق اعمال شما انتقال می یابند.
رفتارها و اعمال غیر کلامی، مهارت های مهم و حیاتی ارتباطی هستند. گفتن و نوشتن،
متداول ترین روش های ارتباطی هستند، اما صرف نظر از آنچه شما می گویید، کارکنان بیش
از هر چیز تحت تاثیر اعمال شما قرار می گیرند.
آنچه انجام می دهید و آنگونه که با آنها رفتار می کنید، مقاصد حقیقی شما را اثبات
می کنند. یک چشمک زدن ساده به کارمندی که نیازمند کمک است، شاهدی واقعی است بر
اینکه حضور او در تیم تا چه اندازه برای شما ارزشمند است.
حتی در کارهای ساده تر مثل آموزش کسی که کار جدیدی به او واگذار شده است، نحوه نشان
دادن (نمایش) شما گویای علاقه شما به اوست حتی اگر کلمه ای رد و بدل نشود.
به همین ترتیب، به جای تقاضا از یک کارمند برای آمدن به دفترتان، رفتن به اطاق اوبرای گفتگو با وی، تصویری حمایتی از کمک به پروژه را در بر دارد. بهترین ارتباطات، ترکیبی از ارتباطات گفتاری و نوشتاری توام با اعمال هماهنگ است.

((زبان بدن))

حرکات غیر کلامی بدن یا حرکات چهره که نیات واقعی ما را به دیگران انتقال می دهند،
به عنوان زبان اندام تلقی می شوند. آنها علایمی مانند اخم کردن، بالا انداختن شانه
و یا حرکتی با دست هستند که متاسفانه گاهی سوء تعبیر هم می شوند. مثلاً :
· تکان دادن مداوم سر (بالا و پایین) نشان دهنده موافقت با گوینده
است.
· تکان دادن سر (چپ و راست) نشانه عدم موافقت است.
· ضربه زدن با انگشتان دست یا ضربه ملایم با پا، یا نگاه کردن به ساعت به
این معنی است که : ((عجله کن طاقتم تمام شد یا اینکه وقت ندارم)).
· بالا بردن ابرو ممکن است علامت تردید، تعجب و دودلی باشد.
· گرد کردن چشمها غالباً به معنی ناباوری است.
· جمع کردن لبها توام با اخم، نشان دهنده نارضایتی یا حتی نفرت
است.

بسیاری از حرکات بدن، مثل موارد بالا غیر ارادی و عمیقاً ریشه دارند و تغییر آنها
برای شما دشوار است، اما سعی کنید بسنجید آیا مردم ابتدا به کلمات شما واکنش نشان
می دهند یا به زبان غیر کلامی شما؟ به علائم غیر کلامی دیگران دقت کنید، چرا که می
توانند سرنخ هایی در مورد تفکر آنها به شما بدهند.

شنیدن تا چه اندازه مهم است؟ آیا بسیار زیاد؟

شنیدن که حداقل یک سوم از ارتباطات شما را شامل می شود، جریانی فعال است که ارتباط
چشمی را نیز طلب می کند. گوش کردن گاهاً استفاده از تایید زبانی، مهارتی است که به
طور پیوسته باید تمرین شود تا رضایت گوینده و شنونده را به طور همزمان فراهم آورد.مترجم: نیلوفر نصیری

——————————————

۷ مرحله برای کنار آمدن با افراد مشکل ساز

بسیاری از افراد در محیط کار شما هستند که کنار آمدن با آنها مشکل است. آنها بخشی
از کار خود را به دوش شما می اندازند وبرای شما مشکلاتی را فراهم می کنند به راستی
برخورد درست با این افراد چیست؟

همسایه شمابا سرو صدای زیاد برای شما مزاحمت ایجاد می کند و نیمه شب شما را بیدار
می کند به راستی شما چگونه باید با آنها رفتار کنید؟ این مشکلات قسمتی از زندگی هر
شخصی است.
ما در محیط کار در زندگی تنها نیستیم و با انسانها در ارتباطیم. ارتباط ما با
همکاران، فرزندان، همسر، دوستان، پدر و مادر باید بر پایه درستی استوار باشد. اگر
شما مشکلاتتان را با دیگران حل نکنید این مشکلات روز به روز حادتر می شود.
به عنوان یک کارمند ممکن است اخراج شوید. به عنوان یک کارفرما ممکن است کارمندان
خوب خود را از دست بدهید و به عنوان یک همسر ممکن است ازدواج شما دچار بحران شود.
راه حلی که اکثر افراد در مقابل مشکلاتشان با انسانها به آن تن در می دهند تحمل
کردن است ولی از آنجایی که هر فرد یک ظرفیت تحمل دارد بعد از مدتی مشکلات بیشتر می
شود وشما دچار استرس و اضطراب ناشی از این فشارهای روانی می شوید راه حل درست مواجه
نشدن با مشکل و فرار از آن نیست بلکه راه حل درست، روبرویی صحیح با مشکلات است.
وقتی با مشکلات مواجه می شوید و آنها را حل می کنید احساس شگفت انگیزی خواهید داشت
چرا که از عهده حل مشکلات بر آمده اید و بر ترس خود غلبه کرده اید.
البته مواجهه با افراد و مشکلات نیاز به برنامه ریزی دارد و شما باید خود را برای
این مسئله از قبل آماده سازید. در ادامه ۷ مرحله که شما باید در رفتار با افرادی که
برای شما مشکلاتی ایجاد می کنند انجام دهید آورده شده است :

۱-تصمیم بگیرید که مشکلاتتان را با آن فرد خودتان به طور مستقیم و بدون دخالت دادن
دیگری حل کنید.
۲-قبل از روبرو شدن با آن فرد مشکل را به صورت دقیق بنویسید و هدف خود را نیز برای
حل آن مشکل و رویارویی با آن فرد مشخص کنید.
۳-نکات و دلایل مورد نیاز برای اثبات حرفتان را یادداشت نمائید. واقعیت ها و دلایل
و شواهدی هست که ممکن است نیاز باشد شما برای آن فرد مطرح کنید قبل از شروع صحبت
این مسائل را برای خود روشن سازید.
۴-واکنشها و مخالفتهایی را که انتظار می رود آن فرد در مقابل شما اعمال نماید،
یادداشت کنید:
یعنی تمام نگرانیهایتان را از نصیحت با آن فرد و یا حتی واکنشهایی که او ممکن است
در طول صحبت داشته باشد را بنویسید تا این نگرانی ها در شما کم رنگ تر شود.
۵-یادداشتهای خود را سازماندهی کنید و دلایلی کافی به آن اضافه کنید.
۶-مکان صحبت را در جایی در نظر بگیرید که کسی مزاحم شما نشود و در فضایی که کاملا
بتوانید خودرا کنترل کنید.
۷-صحبت خود را با آن فرد آغاز کنید. در ابتدا مستقیما به چشمان آن فرد نگاه کنید،
مشکل اصلی را که شما در صدد حل آن هستید را برای او کاملا شرح دهید، به صحبتهای او
به طور کامل گوش کنید و مطمئن شوید که منظور شما را خوب فهمیده است، روی نکات اساسی
مورد نظرتان تاکید کنید، اگر او در مقابل شما واکنشهایی نشان داد راه حلهایی را که
قبلا در مورد واکنشهای او در نظر گرفته اید اعمال کنید، صحبتهای خود را ادامه دهید
و به صحبتهای او به طور کامل گوش کنید، تسلیم نشوید آنقدر مکالمه را ادامه دهید و
در جهت درست آن را رهبری کنید تا به اهداف از پیش تعیین شده خود برسید.هر چقدر بیشتر بتوانید افراد مشکل ساز را آرام کنید در این کار ماهر تر می شوید و زمان لازم برای مکالمه شما با آنها کاهش می یابد.
زمانی که در رام کردن افراد مهارت پیدا کنید افراد احترام بیشتری برای شما قائل می شوند و شما را شجاع و با صداقت خواهند دانست وبه این ترتیب دوستان شما بیشتر می شوند، دشمنان شما با شما دوست می شوند و همکاران و کارمندان شما فعال تر خواهند شد.این را بدانید که افراد شجاع با کنترل ترسهایشان به اهداف خود می رسند و کنترل امور را به دست می گیرند.