نظام پذیرش وبررسی پیشنهادها چگونه استقرار می‌یابد؟

نظام پذیرش وبررسی پیشنهادها چگونه استقرار می‌یابد؟

پیشرفت ،پویایی وتحول دریک سازمان اداری هنگامی به وقوع می پیوندد که محیط سازمان آمادگی لازم جهت فعال نمودن ذهن افراد،ایجاد تفاهم واستفاده از مهارت،تجارب ،ایده ها ونظرات آنان را به منظور اصلاح وپیشبرد امور داشته باشد.نظام پذیرش وبررسی پیشنهادهای کارکنان به عنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی ،نظام همکاری فکری وعملی کلیه اعضای یک سازمان با سطوح مختلف مدیریتی آن است. دراین نظام کلیه افراد درباره روشهای حل مسائل وارتقاء بهره وری فعالانه اندیشه کرده وحاصل آن درقالب طرحها وپیشنهادها به سازمان ارائه می گردد وازاین طریق یک نظام همفکری وهم اندیشی برای رسیدن به اهداف سازمانی بوجود می آید.نخستین گام در استقرار مدیریت مشارکتی در دریافت نظرات وپیشنهادهای کارکنان است به عبارت دیگر نظام پذیرش وبررسی پیشنهادها یکی ازابزارهای مهم وبنیادی جهت ایجاد بستر وفضای مناسب برای مشارکت کارکنان در مدیریت هر دستگاه می باشد.
در اجرای دستورالعمل ماده ۲ آیین نامه اجرایی ماده ۲۰ قانون مدیریت خدمات کشوری (موضوع نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در دستگاه های اجرایی)و با توجه به پیشرفت علم وتکنولوژی ولزوم به روزرسانی دستورالعمل ۱/۱۰۰۵مورخ ۱۷/۳/۱۳۷۶ وباعنایت به ادغام وزارتخانه های صنایع ومعادن وبازرگانی دستورالعمل داخلی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در وزارت صنعت ، معدن و تجارت به شرح ذیل ابلاغ می گردد.

نظام یا سیستم پیشنهادات 

تکنیکی حرفه ای و پویا است که می‌توان از فکر و اندیشه های کارکنان برای مسئله یابی، چاره‌جویی و حل مسائل و مشکلات سازمانی استفاده نمود.

بر اساس نظام پیشنهادات کلیه کارکنان از عالی رتبه ترین افراد سازمان تا پایین ترین سطوح آن می‌توانند پیشنهادات، ایده‌ها ، ابتکارات و نظرات خود را برای رفع نارسایی‌های موجود در روند کاری و یا بهبود روشهای انجام کار و یا افزایش کیفیت تولید ارائه دهند. البته نظام پیشنهادات فقط انتقاد نیست و فقط به بیان مشکلات پرداخته نمی شود بلکه راه حلهای رفع مشکلات نیز ارائه می شود از این طریق کارکنان می توانند به همه امور و فعالیتهای سازمان بپردازند و پیشنهادهای اصلاحی خود را بر اساس فرآیندی مشخص تدوین و ارائه نمایند. استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات در یک سازمان توجه و حساسیت کارکنان را به فرآیندهای کار بیشتر کرده و باعث مشارکت بیشتر کارکنان در سازمان می شود. و با افزایش مشارکت، خلاقیت و روحیه کارکنان، راهکارهای عملی برای حل مسائل و مشکلات سازمان پیدا می‌شود .

این نظام زمانی می‌تواند موفق باشد که در برگیرنده شرائط و موارد زیر باشد:

قدم  اول نظام پیشنهاد به عنوان ساز و کار مناسبی برای انگیزش کارکنان و نیل به نوآوری سازمان معرفی گردد.

قدم دوم این نظام بتواند از تمام وسائل ارتباطی چون پست، پست الکترونیکی، نمابر، دریافت برگه و هر وسیله دیگر برای تسهیل‌سازی بیشتر استفاده نماید و هر پیشنهادی می‌تواند مورد بررسی قرار گیرد فکر پیشنهادهائی که زیان بار بوده و در خلاقیت جهت اهداف سازمان و کارکنان باشد.

قدم سوم هر پیشنهادی می‌تواند برای سایر کارکنان معرفی گردد و مورد ارزشیابی و بازنگری قرار گیرد.

قدم چهارمهر پیشنهادی می‌بایست بلافاصله در روز بعد پاسخ داده شود و در طول هفته پیشنهادی بودن پاسخ نمانده باشد.

قدم پنجم از سیستم‌های اینترنت برای انتقال سریع پیشنهادها استفاده کنید البته به شرط آنکه پیشنهادها را فیلتر گذاری ننمائید.

وظایف شورای پذیرش و بررسی پیشنهادات

•       اجرای برنامه های تشویقی و زمینه سازی فرهنگی و آموزشی برای برانگیختن کارکنان به ارائه پیشنهاد
•       تصویب پیشنهادهای پذیرفته شده و ارسال گزارشهای لازم برای هریک از واحدها جهت بررسی قابلیت اجرایی پیشنهاد و اخذ دستور جهت اجرا از مقامات ذیصلاح و ابلاغ دستور اجرا به واحدهای مربوطه
•       کارشناسی و یا ارجاع مجدد طرح های پیشنهادی به گروههای کارشناسی در صورت ضرورت
•       نظارت بر حسن اجرای پیشنهادهای مصوب از طریق دبیرخانه نظام پیشنهادها

مازیارمیر

نظام پذیرش وبررسی پیشنهادها چگونه استقرار می‌یابد؟